Financement formation : quelles sont les obligations des entreprises ?

En France, les droits des salariés à la formation n'ont cessé d'évoluer et de se transformer. Tant et si bien que les dirigeants d'entreprise sont parfois perdus quant au financement des formations obligatoires. Quels sont les financements de formation professionnelle obligatoires ? Si vous souhaitez participer au financement de la formation de vos collaborateurs, il est possible de faire une demande de prise en charge auprès de l'État.

Notre conviction ? La formation en entreprise ne coûte pas forcément très cher aux employeurs. Il est vrai qu’au premier abord, vos salariés vont dédier des heures de formation plutôt qu’au travail et qu’en plus, il vous faudra participer aux frais de formation. Pour autant, financer une formation c’est participer au développement des compétences de votre salarié.

Quels sont les droits de vos salariés pour le financement de la formation ?

Bon à savoir : la formation en entreprise est prise en charge en grande partie par des organismes sociaux. Il est également possible de faire une demande pour financer une formation et être défiscalisé. La formation en entreprise est donc gagnante pour tout le monde !

Les formations obligatoires

Chaque année, les entreprises calculent le coût de leurs formations. Elles ont pour obligation de participer aux frais de financement des formations obligatoires suivantes :

• Assurer le bien-être des salariés à leur poste de travail. Il faut également veiller à leur capacité à occuper leur emploi au regard des évolutions technologiques, organisationnelles et du marché de l'emploi,
• Assurer aux salariés qu'ils peuvent être assignés à un nouvel emploi, dans le cadre d'un reclassement,
• Permettre la formation en contrat d'alternance, en contrat de professionnalisation ou en contrat d’insertion,
• Être raccord entre l'application de l'accord ou de la convention collective de l'entreprise, notamment si elle prévoit à l'intérieur de celle-ci des périodes de formation obligatoire,
• Respecter le contrat de travail signé, s'il mentionne de financer une formation ou l'obligation du suivi d'une formation.

Tout ce qui peut toucher à l'évolution professionnelle ou à la qualification professionnelle doit être pris en compte dans le budget formation de l'employeur. Il doit également mettre en place une situation professionnelle favorable sur le lieu de travail, pour favoriser le bien-être de ses collaborateurs, ainsi que leur sécurité.

Cette formation est obligatoire, avec une obligation de résultats. Ceci signifie que les salariés ont le droit, s’ils considèrent que leurs droits à la sécurité au travail a été bafouée par un manque de formation, d’aller au tribunal. Cette formation avec obligation de résultat concerne l’ensemble des salariés :

• Embauchés depuis peu,
• Sous contrat à durée déterminée (CDD),
• Qui reprennent le travail après un arrêt maladie d’au moins 21 jours,
• Qui changent de poste de travail ou technique,
• Liés à un contrat de travail temporaire.

Information à ne pas négliger : l'ensemble de ces formations obligatoires doit être réalisé durant le temps de travail du collaborateur. Les heures de formation sont donc rémunérées et ne doivent pas être réalisées hors du temps de travail du salarié.

Les formations non-obligatoires

Comme vous vous en doutez, si les employeurs doivent respecter des formations obligatoires, il existe également des formations non obligatoires.

Auparavant, l'entreprise devait respecter le congé individuel à la formation (CIF). Celui-ci a été remplacé depuis le 1er janvier 2019 par le projet de transition professionnelle.

La condition ? Que le salarié justifie d'une ancienneté dans l'entreprise d'au moins 24 mois consécutifs ou non, dont 12 mois dans l'entreprise où il travaille à l'heure actuelle. Et ce, quelle que soit la nature de ses contrats de travail successifs.

Le principe du projet de transition professionnelle ? Le salarié, s’il souhaite changer de métier et faire financer sa formation en lien avec son projet, a le droit de demander un droit de congé avec maintien de sa rémunération durant l'action de formation. Particularité : uniquement les formations éligibles au Compte Personnel de Formation (CPF)  sont prises en charge par le projet de transition professionnelle.

L'employeur a 3 options :

• Accepter le projet du salarié,
• Le refuser s’il considère qu’il ne respecte pas les conditions,
• Demander son report dans la limite de 9 mois, s'il estime que les conséquences peuvent être préjudiciables à la santé de l'entreprise.

Si l'employeur accepte le projet du salarié, il peut depuis le 1er janvier 2020 faire financer la formation en demandant les aides des commissions paritaires interprofessionnelles régionales (CPIR). Elles sont dénommées également comme l’Association Transitions Pro (ATpro). Celle-ci prend à sa charge financièrement et à 100% les projets de transition des salariés.

Quelles sont les aides de financement à la formation ?

Concernant les aides  de financement à la formation, l'employeur a plusieurs possibilités.  Il faut savoir que chaque formation a sa propre spécificité. Les aides au financement de formation que nous vous détaillons dans les paragraphes suivants reposent sur des dispositions et des conditions particulières, pour rentrer dans les dispositifs de formation et financer la formation de vos collaborateurs.

Le Compte Personnel de Formation (CPF)

Le CPF, tout le monde en a entendu parler ! Cette plateforme au riche catalogue de formations souffre malheureusement des arnaques au CPF, qui se sont répandues comme une trainée de poudre ces dernières années…

Pour revenir au financement de la formation avec le CPF, chaque salarié possède un solde équivalent au nombre d'années effectué en entreprise. En France, chaque salarié qui travaille à temps plein touche 500 € par an sur son Compte Personnel de Formation. Le solde est mis à jour le 1er janvier de chaque année.

Attention : cette somme varie selon le statut du salarié. Nous vous recommandons de lire notre article plus large sur ce qu’est le Compte Personnel de Formation, pour bien préparer votre action de formation et votre financement de formation.

Si le salarié souhaite faire financer sa formation grâce au CPF, c’est possible ! Il peut utiliser son solde comme il l'entend. Il doit cependant s'acquitter d'une somme pour accéder à son solde depuis le décret qui a rendu payant le CPF. Le dispositif de formation demande à l'employeur de payer une partie, ou le reste de la formation, s'il considère qu'elle rentre bien dans son activité professionnelle, ou dans le cadre du projet professionnel de l'entreprise. Généralement,  l'employeur est financeur si cela rentre dans le cadre d’un bilan de compétences, d’une reconversion professionnelle du salarié, ou d'un plan de développement de l'entreprise.

La formation demandée par le salarié peut être une formation dispensée par un organisme de formation, un centre de formation ou un indépendant qui répond aux normes du CPF.

L’employeur prend à sa charge les frais restants de la formation du salarié (solde salarié - coût formation). A considérer en plus des frais de formation : les frais annexes obligatoires comme les tickets restaurants, transports à 50%, etc. puisque la formation est réalisée sur ses heures de travail. Le salarié peut être en contrat de travail à durée indéterminée ou déterminée durant cette formation, ou en contrat d'apprentissage.

Une entreprise privée

Concernant le financement d’une formation, elle est plus délicate dans le cadre d'une entreprise privée. En effet, ces formations peuvent ne pas être reconnues par l’Etat (QUALIOPI). Elles ne sont alors ni subventionnées par l’Etat, ni remboursées.

Un formateur indépendant

Concernant la demande de financement d'un indépendant (en profession libérale), tout dépend du projet de formation et de ce que décide votre conseil régional, ou encore votre Pôle Emploi. Il prend en compte les actions de formation mises en place par un dirigeant d'entreprise. Il est possible de demander des aides exceptionnelles,  aussi bien pour une formation à distance, qu’en présentiel.

Si vous n'arrivez pas à faire financer la formation, vous pouvez toujours défiscaliser la TVA de sa facture (20%  pour une prestation de services).

La reconversion professionnelle ou la promotion par alternance

Dès lors qu'un étudiant achève son contrat de professionnalisation,  il est possible de l'intégrer dans l'entreprise. Le passage du contrat de professionnalisation vers un contrat en CDI s'appelle la promotion ou la reconversion par alternance. Le salarié en CDI passe par le plan de formation de l'entreprise afin de gagner en compétences. Durant ce laps de temps, l'entreprise rémunère le salarié pour son temps de travail.

La validation des acquis de l’expérience

Le salarié a le droit de demander un congé afin de préparer ses examens de validation des acquis de l'expérience. Ce congé ne peut pas excéder 24 heures du temps de travail consécutif ou non et doit être demandé 60 jours à l'avance. Le salarié peut espérer obtenir une certification de qualification professionnelle, ou un diplôme.

Seules les entreprises de moins de 50 salariés peuvent bénéficier d’une aide de leur OPCO (Opérateur de compétences) de leur région. Les OPCO financent les entreprises de moins de 50 salariés dans le cadre de la formation continue professionnelle.

Si la formation de la VAE passe par le CPF, l’entreprise doit faire la demande directement auprès de la Caisse des Dépôts.

Les formations établies lors d’un entretien professionnel

L'employeur a également pour obligation de proposer un entretien professionnel tous les 2 ans à son employé, afin de discuter de l**'évolution de sa carrière professionnelle** et des formations nécessaires à celle-ci.  Un compte-rendu rédigé doit être remis à l'employeur et au salarié.

Tous les 6 ans, l’employeur doit également faire le bilan sur le parcours de formation réalisé (stage de formation, formation au CPF, etc). Un point est fait sur les nouvelles compétences acquises et le parcours professionnel. A l'issue de cet entretien, l'employeur a pour obligation de démontrer que le salarié a bel et bien perçu une action de formation. Il doit également démontrer qu'il a des éléments de certification, ou une validation des acquis de l'expérience.  Le salarié doit démontrer les bénéfices de ses formations dans le cadre de sa progression professionnelle et salariale.

Est-ce qu’une aide au financement à la formation peut être refusée ?

Une aide au financement à la formation peut être refusée de la part de l'État, et ce pour de multiples raisons ! Pour vous donner un aperçu :

• Le salarié a abandonné la formation en cours de route,
• L'entreprise n'a pas rempli les conditions nécessaires ou a menti sur ces dernières,
• L'entreprise a demandé les subventions trop tardivement,
• Il est démontré que le salarié et l'entreprise ont profité des subventions mais n’ont pas réalisé de formation.

En réalité, de nombreuses raisons peuvent mener à la non éligibilité de l’employeur, ou du salarié, pour faire financer une formation. Attention à ne pas abuser des subventions, qui sont contrôlées par l’Etat. Si un abus est prouvé, vous devrez rendre le montant des subventions perçues, ainsi que de vous acquitter d’une amende. Sa somme varie selon la gravité des sommes perçues et du nombre de récidives.

Une carte virtuelle de financement comme la Edcard peuvent vous aider à gérer les demandes de formations de vos collaborateurs.