Les clés pour gérer son budget de formation

Selon le site independant.io, 83% des actifs souhaitent demander une formation auprès de leur entreprise. Une bonne nouvelle, quand on sait que 42% des entreprises souhaitent renforcer leur dispositif de formations professionnelles. Afin de répondre à ces demandes de la part des entreprises et de leurs salariés, encore faut-il avoir le budget de formation dédié... Une problématique qui est prise très au sérieux puisque l’institution France Compétences a annoncé un financement de la formation professionnelle de 13 milliards d’euros en 2022.

Tous les feux sont au vert pour préparer son budget de formation en entreprise. Néanmoins, quelques prérogatives sont à connaître avant de se lancer. Retour sur les dernières réformes de la formation professionnelle et les obligations employeur. Et si vous souhaitez aller plus loin, découvrez nos conseils en 3 étapes pour élaborer votre budget.

Quels sont les éléments  indispensables pour préparer son budget de formation?

Selon l’article L6321-1 du Code du travail, l’employeur a pour obligation de proposer la formation professionnelle à ses employés. Il doit notamment veiller “au maintien de leur capacité à occuper un emploi, au regard notamment de l’évolution des emplois, des technologies et des organisations”.

Ainsi, quelle que soit la taille de l’entreprise, de la start-up aux grandes PME, elle a pour obligation d’assurer une formation à ses collaborateurs. Elle doit ainsi prévoir chaque année un budget de formation en fonction du nombre de sa masse salariale, des changements de poste, des mutations internes ou des mutations externes, de ses besoins spécifiques sur un poste, etc.

De plus, les entreprises sont tenues de respecter la loi n°2018-771 du 5 septembre 2018, qui prévoit la liberté des salariés à choisir leur avenir professionnel. L’entreprise doit également assurer la formation professionnelle continue via des formations ponctuelles ou des formations en alternance. Il faut donc que les entreprises assurent le financement d’une partie ou de la totalité des formations - selon la convention de l’entreprise.

Elle doit tenir compte de deux choses : le financement direct si la formation rentre dans un plan de développement des compétences et sa participation financière annuelle.

Comment élaborer un budget de formation ?

Pour élaborer votre budget de formation, vous devez vous baser sur les obligations des employeurs, ainsi que tenir compte des régimes spécifiques s’ils vous concernent. Pour ces derniers, il s’agit des travailleurs dans le BTP, des indépendants et des intermittents du spectacle.

Le Plan de développement des compétences

L’employeur a pour obligation d’assurer une partie du financement de la formation. Il doit proposer une offre de formation en phase avec l'évolution professionnelle de ses collaborateurs. Ils doivent suivre une formation leur permettant de rester sur leur poste de travail ou d’acquérir encore plus d'expérience professionnelle.

La formation continue professionnelle en entreprise doit trouver la juste balance entre l'activité professionnelle du collaborateur, sa transition professionnelle et l’acquisition de nouvelles compétences. Ces trois objectifs sont établis dans le Plan de développement des compétences (appelé auparavant le plan de formation).

Le Plan de développement des compétences est décrit dans l’article L6321-2 du Code du travail. Il prévoit que l’employeur conçoit le parcours de formation de ses collaborateurs, en proposant dans un dossier prend en compte pour votre budget de formation :

• Des actions de formation ;
• Un parcours pédagogique précis, dans l’optique d’atteindre l’objectif professionnel du collaborateur.

L'employeur a pour obligation, si l’entreprise est d’une taille de 50 salariés et plus, de consulter les représentants du personnel.

Bon à savoir : il est possible de réaliser des formations en situation au travail (FEST). Celles-ci peuvent être faites via des formations à distance ou des formations en présentiel.

Le salarié ne peut s’opposer à la proposition de son employeur (sauf cas très particuliers). Cependant, rien n’empêche le salarié de prendre les devants en proposant en amont des plans de formation qui l’intéressent. La suggestion peut être faite par l’employeur lors de l'entretien professionnel individuel bisannuel obligatoire.

Si vous souhaitez approfondir le sujet du budget de formation, ne manquez pas notre webinaire du 28 février à 11h en partenariat avec les experts 360Learning et Unow sur les enjeux de 2023 pour les entreprises : Comment faire plus avec moins et compenser les baisses budgétaires en formation ? 

Qu'est ce que la participation financière annuelle?

Autre financement obligatoire à prendre en compte dans votre budget de formation : la participation financière annuelle. Elle rentre dans le cadre de la contribution à la formation professionnelle (CFP). Celle-ci regroupe :

• La taxe d apprentissage
• La contribution conventionnelle à la formation professionnelle

Cette aide est couverte par l'URSSAF depuis janvier 2021 et non plus par les opérateurs de compétences (OPCO). La contribution sert à financer le dispositif de formation CPF-CDD (le Compte Personnel de Formation (CPF), ainsi que les salariés en CDD).

Il faut savoir que celle-ci est obligatoire, quelle que soit la taille de l'entreprise et la date d’embauche du poste en CDD. Cependant, les aides ne sont pas versés si le CDD :

• Est un contrat saisonnier,
• Est suivi d’une embauche en CDI,
• Est avec des jeunes dans leur cadre scolaire,
• Est avec des sportifs ou des entraîneurs professionnels,
• Dans le cadre d’un contrat d'apprentissage ou de professionnalisation.

Prenez bien en compte le type du contrat en CDD pour ne pas trop impacter votre budget de formation.

Qu'est ce que le projet de transition professionnel?

Le projet de transition professionnel remplace le Congé Individuel de Formation (ex CIF). Il permet de payer un collaborateur absent de son lieu de travail s’il est en formation. Il se base sur le salaire versé des 12 mois précédant la formation. Il compte également comme un temps de travail : les congés payés et les primes sont donc dus.

Pour info, il n’est pas possible de suivre une formation dans le cadre d’un PTP si une formation a déjà été réalisée 6 mois plus tôt. Il faut cependant en faire une tous les 6 ans au maximum.

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Comment calculer le coût d’une formation en entreprise ?

Selon l’Insee, les Français sont très demandeurs de la formation professionnelle continue, avec un budget de formation de plus de 25 milliards d’euros dépensés en 2020. Si des aides sont proposées, il appartient aux entreprises de bien calculer les aides. Voici celles que vous devez prendre en compte lors de l’estimation du coût de la formation :

Qu'est ce que le compte personnel de formation ?

Il compte toujours parmi les présents dès lors qu’il est question de la gestion de son budget de formation : le CPF ! Celui-ci se base sur un taux de 0,55% du salaire pour les entreprises de moins de 11 salariés et de 1% pour les entreprises de 11 salariés et plus.

Il faut également prendre en compte l’année civile en cours. Ainsi, vous devez prendre en compte les salaires versés du 1er janvier de l’année N au 31 décembre de l’année N, pour verser les aides le 1er janvier de l’année N+1. Votre budget de formation doit donc prendre en compte ce lourd décaissement, puisque ces aides sont versées même si vous n’avez pas prévu que le salarié fasse une formation sur l’année N+1.

> Arnaque au CPF : pourquoi existe-t-elle ?

Qu'est ce que le plan de développement de compétences?

Le Plan de développement de compétences est financé par l’employeur. Il prend place dans votre budget de formation :

• Ses frais de déplacement, d’hébergement et de restauration,
• Le coût de sa rémunération pendant son absence,
• Son remplacement éventuel si c’est une formation longue.

Vous pouvez également prévoir un suivi du retour sur investissement de vos formations grâces à des solutions de gestion en ligne pour les émargements et signatures administratives.

Pour votre budget de formation, sachez que la contribution CPF-CDD se base sur 1% de la rémunération du salarié en CDD. Elles versent généralement 2 acomptes, devant payer au plus tard le 1er mars de l'année suivante.

Quelles aides sont proposées par l'OPCO?

Concernant les formations obligatoires, l’employeur doit payer la totalité des formations à ses salariés en alternance. Cependant, il peut compter sur une aide financière (en partie ou en totalité) de la part des OPCO (Opérateurs de Compétences).

Pour rappel, les 11 OPCO existantes en France remplacent 20 OPCA depuis le 1er janvier 2019.

Ces organismes d’aide au financement se basent sur des grilles tarifaires pour calculer les aides de financement versées. Ils regardent avant toute chose le statut de votre entreprise, votre masse salariale, le type de contrat (si c’est un contrat à durée indéterminée, à durée déterminée, en alternance (contrat de professionnalisation), ou en stage. Des enjeux liés à la montée de compétence, la mobilité demandée au salarié, la formation, etc. sont également pris en compte.

Depuis le 1er janvier 2019, les cotisations des OPCO aident à financer uniquement les contrats en alternance. Il faut déposer une demande en amont de la prise de poste, pour recevoir les aides de l’Etat.

Le Congé pour validation des acquis de l expérience (VAE)

Cette aide est proposée aux salariés en CDI qui justifient de 1 an de travail en entreprise (soit 1 607 heures). Le congé ne peut pas excéder les 24 heures de travail par an, consécutives ou non.

Quelles sont les modalités de versement ?

Bonne nouvelle pour votre budget de formation ! Afin de simplifier les échanges, c’est l'URSSAF qui prend à sa charge la plupart des remboursements liées aux formations professionnelles engagées.

A retenir pour calculer votre budget de formation

Votre budget de formation peut prendre en compte :

1. Les obligations légales liées à la contribution à la formation professionnelle (CFP) ;
2. Si le contrat est un CDD, la contribution CFP-CDD ;
3. La somme convenue dans le Plan de développement des compétences ;
4. Les régimes spécifiques si cela vous concerne.

Exemple : dans le cadre d’un poste en CDI à temps plein réalisé sur l’année entière dans votre entreprise, vous devez prendre en compte pour les coûts de formation :

• Le salaire bien sûr, avec les cotisations de la sécurité sociale,
• Le versement au CPF (500€ d’aides) ;
• Le versement du TPT (sur la base du salaire, comprenant les congés et les primes) ;
• Le versement lié au Plan de développement des compétences (le prix de la formation + le taux des frais annexes convenus).
• Le versement d’une contribution volontaire. L’entreprise peut en effet verser une somme complémentaire à l’aide à ses salariés, afin d’engager la formation professionnelle dans les valeurs fortes de l’entreprise.

Il est difficile de prévoir le budget de formation d’une entreprise au centime près, tant les critères d’aides et de dépenses sont variables. N’oubliez pas que le budget engagé est remboursé, selon le statut de l’entreprise et de l’apprenant, en partie ou en totalité.

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