Plan de formation : les bases à connaître pour le réussir !

Également appelé “Plan de développement des compétences” (PDC), la construction d'un plan de formation ne s'improvise pas. La création de ce document a pour vocation de replacer l'humain au cœur de l'entreprise.

Le plan de formation en entreprise valorise les compétences des collaborateurs, permet un accroissement constant de leurs connaissances et met en avant leurs diplômes et leurs certifications. L’objectif est non seulement  de gagner en productivité, mais également d'améliorer leurs conditions de travail, de susciter plus de protection sociale, ainsi qu’une meilleure qualité de vie au travail (qvt).

Définition du plan de formation

La définition du plan de formation est complexe. Selon le site du gouvernement*, il ne faut plus parler de “plan de formation”, mais de “Plan de développement des compétences” depuis la fin d’année 2020. Ce changement de nom rentre dans le cadre de la Réforme de la formation professionnelle. Cependant, les habitudes ont la vie dure puisque tout le monde parle encore de plan de formation en entreprise !

Pourtant, si son nom a changé, c’est parce que ses objectifs ne sont pas qu’uniquement liés aux besoins en formation de vos employés, mais surtout liés au bien-être au travail (QVT) et au développement personnel au travail. Le gouvernement accentue la prise en compte des risques psychosociaux dans sa nouvelle politique de formation.

La définition du plan de formation, selon le site web du gouvernement, repose sur 3 piliers :

1. L’adaptabilité des salariés à leur poste de travail et de leur capacité à poursuivre leur travail,
2. La prise en compte d’un environnement de travail touché par les évolutions technologiques,
3. La proposition de formations qui prennent en compte les deux points précédents.

Qu'est-ce que le plan de formation ?

L'ensemble des trois points abordés précédemment est recensé au sein d'un seul document, qui présente également toutes les actions de formations prévues par l'employeur. Ces actions de formation sont divisées entre 2 types de formation :

• Les actions de formations obligatoires

Elles sont liées aux conventions collectives, ou dans les accords de votre contrat de travail, en respect du Code du travail.

• Les formations considérées comme non obligatoires

Les formations professionnelles non obligatoires résultent uniquement de la volonté des salariés à évoluer dans le cadre d'un projet de formation professionnel. L'employeur peut les proposer au regard des compétences des salariés et des qualifications professionnelles qu’il recherche. L’employeur décide des heures de formation et des dispositifs de formation mis en place.

Pourquoi lancer un plan de formation en entreprise ?

L‘employeur n’a aucune obligation légale de lancer une action de formation en entreprise. Cependant, il serait dommage de ne pas le faire sachant que la situation au travail évolue avec les nouvelles technologies, mais pas forcément les qualifications professionnelles des salariés.

Plusieurs solutions sont possibles. L’employeur peut proposer un congé individuel de formation. Le salarié réalise sa formation professionnelle hors du temps de travail et choisit quand se former. De plus, le financement de la formation et les frais de formation sont soutenus par les OPCO (ex OPCA). L’objectif est d’encourager le développement des nouvelles compétences et l'adaptation du poste de travail du salarié, aux frais de l’Etat.

La formation des salariés n’est pas forcément très coûteuse, en temps et en budget, si vous faites appel aux bons partenaires sociaux. L'élaboration du plan de formation permet de créer une transition professionnelle interne, de valoriser les parcours professionnels atypiques, de développer des bilans de compétences cohérents, etc. Tout en suscitant plus d’engagement de vos collaborateurs pour occuper un emploi sur le long terme.

Le départ en formation d’un collaborateur vous permet de faire d’une pierre deux coups : vous développez la formation interne et encouragez l'employabilité des salariés.

Quels sont les autres éléments d’un bon plan de formation ?

Trois documents/objectifs non obligatoires (mais inclus dans des actions de formations demandés par l’Etat) peuvent s’ajouter au plan de formation :

• Le bilan de compétences.
• La validation des acquis de l'expérience (VAE).
• La lutte contre l'illettrisme.

Comment réaliser sa formation professionnelle continue ?

Comme vu précédemment, l’employeur peut proposer une formation professionnelle via :

• Le CPF (Compte Personnel de Formation), en proposant de payer la totalité ou une partie de la formation au salarié. Cette plateforme du gouvernement valorise la formation continue. Elle est à destination des stagiaires, des alternants en contrat de professionnalisation ou d’apprentissage, des demandeurs d'emploi, des salariés en CDD, en CDI en reconversion, en recherche de changement de qualifications, etc.

Envie d’inscrire vos salariés à une formation professionnelle de qualité mais vous avez peur de ne pas choisir la bonne formation pour votre plan de formation ? Nous vous apprenons à détecter les arnaques au CPF dans cet article 😉

• Un organisme de formation reconnu par l’Etat. Ces organismes ont la certification Qualiopi !
• Un organisme de formation non reconnu par l’Etat. Nous vous encourageons à contacter les entreprises qui sont passés par ces organismes, pour sonder si les formateurs et les besoins de formation ont été atteints.
• Les plateformes e-learning, proposant des contenus numériques à haute valeur ajoutée.
• Les coachs professionnels, au parcours de formation souvent unique. Ils peuvent avoir des compétences professionnelles très particulières (coach en communication, coach en développement personnel au travail, etc.). Comment choisir un bon coach, en phase avec vos besoins en compétences et les besoins de l'entreprise ? Il faut juger avant tout leurs parcours de formation, comment ils peuvent développer les compétences de vos collaborateurs, ainsi que les résultats dans le cadre du plan de formation. Demandez à d’anciens clients les résultats, avant de l’engager !

Élaborer un plan de formation ne suffit pas, il faut également démarcher les bonnes entreprises et vérifier que vous respectez votre budget formation. Le pôle de la gestion des ressources humaines ne doit pas hésiter à questionner l’intérêt du salarié sur ses envies pour son parcours professionnel. Et comment vous pouvez répondre à son projet professionnel grâce à votre plan de formation.

Comment réaliser un plan de formation en cours d’année ?

Mettre en place une formation dans le cadre de la vie professionnelle doit rentrer dans l'orientation stratégique de l’entreprise. Plus facile à dire qu’à faire ! Les responsables de formation doivent déterminer la meilleure évolution professionnelle possible pour tous les collaborateurs. Ils peuvent en discuter avec les principaux intéressés lors d’un entretien professionnel, interpeller la hiérarchie à ce sujet, ainsi que les représentants du personnel (comité d'entreprise).

Cependant, connaître les envies de formation de vos collaborateurs et de l’entreprise ne permet pas de savoir comment réaliser un plan de formation… Voici tous nos conseils pour assurer la mise en place des formations via des actions de développement concrètes. La création de ce plan de formation est un exemple repris par de nombreux professionnels RH ou dans la formation.

1. Construire un référentiel métiers

La toute première étape avant de proposer à vos salariés de suivre une formation, est de déterminer les différents métiers au sein de l’entreprise. Le référentiel métiers ressemble à une sorte d’organigramme de l'entreprise, sur lequel vous notez les différents services et postes tenus dans l'entreprise. Les responsables de la formation peuvent déterminer les connaissances et les compétences détenues par les collaborateurs à ce jour, donc déduire s’il faut créer un plan de formation pour fortifier l'avenir professionnel de l'entreprise.

1. Evaluer les priorités en formation

Connaissez-vous la pyramide des besoins de Maslow ? Celle-ci peut être détournée avec la pyramide des besoins en formation,  afin de déterminer où vous vous situez et les objectifs en formation. Cette pyramide comprend 5 étapes, avec :

• Le socle. Il contient l'ensemble des formations obligatoires que le salarié doit suivre pour acquérir des compétences. Le refus du salarié n’est pas possible à ce sujet. Si un salarié refuse de respecter votre plan de formation, abordez la question lors d'entretiens professionnels.
• Le 2e étage. Vous regroupez l’ensemble des objectifs des orientations de la formation.
• Le 3e étage. Vous faites la demande auprès de vos managers d’établir les connaissances et compétences à acquérir rapidement selon eux, si une reconversion est à établir pour développer la qualification professionnelle, etc.
• Le 4e étage : Après le retour des managers, vous développez dans cette partie toutes les formations que vous devez absolument demander à votre hiérarchie, dans le cadre d'une politique GPEC.
• Le 5 étage est la pointe de votre pyramide des formation, où vous atteignez votre objectif primaire : le bien-être des collaborateurs. Ces derniers sont épanouis grâce aux formations proposées, valorisées par leurs nouvelles compétences.

1. Créer votre plan de formation

La pyramide est la base pour créer votre plan de formation en entreprise. Il ne vous reste plus qu’à créer un plan d’actions en ajoutant ces données :

• Les objectifs pédagogiques, mais également les objectifs temporels. Vous pouvez avoir besoin de positionner un collaborateur en tant que manager sous 6 mois par exemple.
• Un programme clair et précis : vous notez les thématiques des différentes formations à suivre, les coachs ou les organismes responsables de la formation, si ce sont des formations en entreprise (formations en présentiel), ou des formations à distance, etc.
• L’ensemble des moyens techniques, des ressources pédagogiques, sans oublier les modalités d’accompagnement.
• Un dispositif d’évaluation des résultats : est-ce que les employés sont satisfaits ? Quels sont les retours ? Les compétences ont-elles bien été acquises ? Est-ce que la formation et le formateur sont de qualité ?

Notre conseil ? Afin que votre plan de formation évolue et gagne en popularité, demandez l’avis aux représentants du comité d’entreprise (CE). Les salariés n’osent pas forcément dire ce qu’ils pensent à leur manager ou à leur direction. Si vous n’avez pas de CE, réalisez des questionnaires anonymes, afin d'obtenir des avis 100% transparents.

1. Continuer à faire évoluer votre plan de formation

A l’image de l’activité de votre entreprise, votre plan de formation est un document en perpétuelle évolution. Les responsables des ressources humaines doivent absolument le tenir à jour au quotidien : formations à retirer / à ajouter, retours des avis des collaborateurs, montée de compétences à venir ou faite, etc.

C'est pourquoi il est recommandé de créer un plan de formation interconnecté, afin que les managers et la direction partagent en temps réel leurs recommandations et leurs avis des formations dispensées.

A retenir sur le plan de formation

La définition du plan de formation permet de se rendre compte qu’il ne s’agit pas que de former les salariés, mais d’apporter des mesures concrètes pour leur épanouissement au travail. Le phénomène du turn-over est souvent dû à des employés qui s’ennuient. Ils sont en manque de visibilité quant à leur avenir dans l’entreprise et font, avec le temps, la même chose tous les jours, amenant à la décision d’aller voir si l’herbe est plus verte ailleurs…

Le plan de formation doit aboutir à plus de productivité car les employés sont heureux au travail. Il faut leur proposer des formations professionnelles continues pour enrichir leur intérêt pour leur poste. Développer leurs compétences, c’est leur faire reprendre goût à leur travail, les challenger et leur offrir de la reconnaissance. Vous croyez en eux et ils le ressentent : que demander de plus ?

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