Tout projet commence par la conception de solides fondations et le domaine de la formation professionnelle ne fait pas exception. Cet outil incontournable qu’est le cahier des charges de formation doit être mis à profit pour aligner les actions de formation à votre plan de formation et surtout aux besoins réels de votre entreprise. En donnant la possibilité à chaque partie prenante de s’exprimer et en réalisant un cahier des charges de formation adéquat, vous allez pouvoir atteindre vos objectifs business tout en répondant aux attentes des collaborateurs.
Explorons sans attendre les étapes essentielles pour rédiger un cahier des charges exhaustif et performant. C’est la première étape pour façonner des parcours d’apprentissage personnalisés et évolutifs et permettre à votre entreprise de répondre aux défis de formation auxquels elle est confrontée.
Qu’est-ce qu’un cahier des charges de formation ?
Un cahier des charges est un document de travail. Au sein de ce dernier, l’équipe projet peut détailler tous les éléments concernant votre action de formation professionnelle. Elle est matérialisée par l’expression du besoin exprimé par votre entreprise et explicite les étapes, les objectifs et les contraintes liés à ce projet.
Il s’agit d’un guide qui permet de s’assurer que la formation réponde effectivement aux besoins identifiés en amont. Ajoutons que grâce aux étapes clés du cahier des charges, l’équipe peut garantir que la formation professionnelle est mise en œuvre de manière efficace.
Quels sont les objectifs d’un cahier des charges ?
Avant d’en savoir plus sur comment rédiger un cahier des charges réussi, nous devons prendre le temps nécessaire pour lister les objectifs d’un tel document. En effet, à chaque étape de la conception, il est nécessaire de les garder en tête afin d’obtenir un résultat qualitatif.
Ainsi, la rédaction du cahier des charges doit permettre de :
- Clarifier les besoins de formation : En premier lieu, le cahier des charges doit permettre d’identifier et détailler les compétences que doivent acquérir les collaborateurs lors de l’action de formation.
- Faciliter la communication : La communication doit être fluide afin de garantir le succès de la formation. Le document est à cet égard indispensable pour fournir une base commune à l’entreprise et l’organisme de formation sélectionné.
- Assurer l’alignement avec les objectifs : La rédaction des cahiers des charges est importante, car ils sont utilisés pour veiller à aligner les objectifs commerciaux de l'entreprise aux différentes actions de formation déployées.
- Définir les modalités de mise en œuvre : Rédiger les spécifications du projet accroît les chances de réussite. Parmi les éléments qui doivent être étudiés en détail, nous pouvons citer la durée de formation, votre budget, le lieu, les méthodes d’apprentissage et les ressources pédagogiques utilisées.
- Garantir la qualité de la formation : Par le choix du prestataire, l’établissement de responsabilités claires et la définition de standards attendus, le cahier des charges assure la qualité finale de la formation via son contenu ou les matériaux pédagogiques exploités.
- Permettre le suivi et l’évaluation : Dès le début du projet, l’équipe formation doit établir des mécanismes performants pour évaluer l’efficacité de la formation et le suivi de son impact sur les compétences techniques et relationnelles des participants. Découvrez les différents KPI de formation.
Comment préparer la réalisation d’un cahier des charges ?
Maintenant que nous avons étudié en détail l’importance d’avoir un cahier des charges bien rédigé, nous devons voir comment le réaliser. Il s’agit véritablement d’un document à ne pas négliger si vous souhaitez atteindre des objectifs de formation professionnelle ambitieux.
Comment définir les besoins de formation de vos collab
Avant tout, il est évident que le projet doit débuter par une compréhension approfondie des besoins spécifiques de votre entreprise. Pour ce faire, évaluez de manière précise les compétences actuelles de vos collaborateurs ainsi que les compétences que ces derniers doivent acquérir. Réalisez des entretiens avec toutes les parties prenantes telles que la direction, les managers et les collaborateurs. Que cela soit au niveau individuel ou collectif, le cahier des charges doit vous assurer que la formation réponde aux objectifs.
Définir les objectifs d’apprentissage
Lors de la seconde étape, il est nécessaire de formaliser les objectifs d’apprentissage. Pour faciliter leur identification, décomposez les objectifs principaux de l’entreprise en connaissances spécifiques. Ces connaissances doivent être reliées à des savoir-faire et actions concrètes que vos collaborateurs doivent avoir la capacité de réaliser suite à l’action de formation.
Quelles sont les bonnes pratiques à adopter ?
Poser les bonnes questions a permis d’identifier les objectifs et les compétences à développer. Vous pouvez dès à présent commencer à réaliser le cahier des charges qui inclura les besoins et contraintes du projet de formation.
Quels sont les éléments à intégrer dans le cahier des charges ?
Un bon modèle de cahier des charges doit nécessairement comporter certaines informations.
Pour ne rien oublier, assurez-vous que votre cahier des charges inclut ces différentes parties :
- Expression du besoin : Au sein des exigences du cahier, nous devons retrouver le besoin de base qui a fait naître ce besoin de formation. Clarifiez les objectifs de l’entreprise et les lacunes qu’elle a identifiées en termes de compétences métiers.
- Public cible de la formation : Identifiez les bénéficiaires de la formation. Vous devez aussi préciser le niveau de compétence actuel des collaborateurs et les besoins et attentes spécifiques qu’ils peuvent manifester.
- Compétences visées : Cette partie doit lister les compétences de type hard skills ou soft skills qui doivent être être acquises par les participants dans le cadre de l’action de formation.
- Méthodes pédagogiques : Les méthodes d’enseignement (présentiel, e-learning) et la structuration des modules de formation doivent être nécessairement détaillés.
- Déroulement de la formation : Il est essentiel de prévoir un calendrier précis de formation comportant les sessions de formation et leur répartition sur une durée spécifique.
- Critères de sélection du prestataire : Avoir un cahier des charges pertinent exige d’établir soigneusement les exigences en matière d’expertise, d’expérience et de certifications de l’organisme de formation.
- Modalités d’évaluation : Le responsable de formation doit décrire la manière dont ils souhaite que les acquis de formation soient suivis et évalués. Ceci est important pour mesurer l’efficacité des actions de formation.
- Contraintes budgétaires : Il est aussi indispensable de préciser le budget alloué au projet de formation professionnelle. Le coût de chaque élément du projet doit être ainsi évalué finement afin de ne pas observer de dépassement de budget.
Répondre à certaines exigences formelles
Afin de permettre à l’ensemble des parties prenantes de tirer profit de ce document, nous vous conseillons vivement de suivre quelques bonnes pratiques. Ces dernières vous assurent d’obtenir un cahier des charges complet, lisible et compréhensible par tous.
Rappelons pour commencer qu’un bon cahier des charges doit être clair et concis. Par conséquent, utilisez tout au long des pages un langage simple, accessible et évitez le jargon technique. En fonction du cahier des charges et de votre secteur d’activité, vous pouvez en effet être tenté d’écrire en intégrant des termes complexes spécifiques à votre métier.
Pour encore faciliter la lecture, pensez à bien structurer le document. Ajoutez des titres, des sous-titres et aérez votre texte tout en décrivant de manière précise vos attentes et exigences. Pour ce faire, il est recommandé d’inclure des exemples concrets ou des cas d’utilisations. De cette manière, toutes les parties prenantes auront la capacité de rapidement comprendre votre contenu.
Précisions toutefois que le formalisme ne doit pas rimer avec rigidité. En effet, il est important que le cahier des charges conserve une certaine flexibilité. En fonction des évolutions des besoins ou des contraintes, vous pouvez avoir besoin d’ajuster le contenu, la méthode voire la durée de formation. Pour cette raison, le document doit aussi être évolutif.
Un exercice délicat, mais stratégique
Faire un cahier des charges de formation est un exercice délicat. Ce dernier doit en effet intégrer de nombreux éléments incontournables comme l’expression des besoins, les critères de sélection des prestataires ou les compétences à acquérir. De plus, il doit réussir à concilier précision et concision.
Néanmoins, il reste essentiel pour aligner vos objectifs d’apprentissage sur les besoins stratégiques et opérationnels. En prenant le temps de bien préparer sa rédaction, en n’omettant aucun élément et en suivant les bonnes pratiques que nous avons citées, vous allez élaborer un document aussi performant qu’agréable à consulter. Ce faisant, les responsables de formation auront la capacité de concevoir des formations qui permettront d’améliorer les compétences des équipes tout en stimulant la croissance et l’innovation de votre entreprise.
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