Comment répondre à une demande de formation dans le cadre d’un entretien annuel ?

L’entretien annuel, dont on entend beaucoup parler dans les actualités RH est une étape obligatoire que le salarié ne peut pas refuser selon le code du travail. Très attendu par les collaborateurs, il permet de faire le point sur les aptitudes professionnelles du salarié. L’entretien annuel débouche sur des demandes variées : augmentation de salaire, diversification des missions dans l’entreprise, mise au point sur le bien-être du salarié et les risques psychosociaux… Il n’est pas rare que les ressources humaines proposent de faire un bilan de compétences lors de cet entretien individuel annuel, afin d’établir des objectifs fixés de l’évolution professionnelle du collaborateur. Mais est-ce qu’un simple bilan de compétences est suffisant ? Nous revenons dans cet article sur un outil de management à ne pas négliger : la formation.

Comment conduire un entretien annuel d’évaluation ?

Les entretiens professionnels n’ont pas de règle. Il est possible de suivre un programme à donner aux managers, de questionner le bien-être dans l’entreprise, les conditions de travail ou de focus sur le savoir-faire du salarié… La mise en forme des entretiens annuels dépend avant tout des objectifs de l’entreprise sur l’année à venir, ou sur la prochaine décennie. L’organisation d’entretiens professionnels annuels a pour objectif de fusionner les objectifs de l’entreprise aux demandes des salariés. La seule obligation est de réaliser ces entretiens à minima tous les deux ans. 

Notre conseil ? Accompagner les salariés et les managers dans la préparation à l’entretien via la mise en place d'un outil SIRH environ 15 jours avant la date de l’entretien prévu. Ainsi, manager et managé pourront détailler les sujets qu’ils souhaitent aborder lors de l’entretien annuel d'évaluation.

Bon à savoir : Les entretiens annuels d’évaluation peuvent rendre compte d'un bilan de compétences. Vous retrouverez sur la toile de nombreux exemples d’entretiens annuels de compétences et de référentiel de compétences. Vous pouvez vous en inspirer ou le reprendre totalement pour l’accorder au cadre de travail de votre entreprise, à la fiche de poste, etc. Nous vous proposons une trame de question entretien annuel dans ce guide sur comment mener ses entretiens annuels. 

Comment bien identifier les besoins en formation ?

Lors de l’entretien annuel, il est primordial de bien identifier les besoins en formation. Le rôle du manager ou du responsable RH est de veiller à le conduite de l'entretien et décrypter les demandes du collaborateur pour en tirer un compte-rendu d'entretien détaillé. Il pourra ainsi répondre à une demande de formation cohérente.

Pendant l'entretien, les besoins en formation d’un collaborateur peuvent être identifiés de nombreuses façons :

• Le collaborateur évoque ses besoins en télétravail, ses besoins de mobilité professionnelle ou ses besoins de mobilité géographique. Il n’arrive pas à joindre un travail cohérent et pertinent, car son cadre de vie personnelle n’est pas adapté. Cette demande fait partie des souhaits des salariés possibles et des bonnes questions à évoquer durant l'entretien. 
• Le collaborateur avance son envie de monter en compétences, afin de diversifier ses missions sur son poste de travail. Cette envie peut mener à ses souhaits d’évolution de carrière, à un changement de service… Qui peut également conduire à une négociation salariale. Vérifiez ce que votre convention collective a prévu dans le cadre de ces perspectives d'évolution.
• Le cadre managérial peut être contesté par le collaborateur : selon son évaluation de performance, est-il au bon poste ? Est-ce qu’il ne devrait pas évoluer de son poste ? Ou apprendre la gestion du stress et des conflits afin de mieux anticiper ses besoins et ses demandes ?

Votre collaborateur peut également exprimer ses besoins de 1001 manières, sans pour autant manifester : « je m’ennuie à mon poste », « je crois que j’ai fait le tour de mon travail, « je n’apprends plus rien », etc. Notre conseil est de toujours faire attention aux expressions orales, qui peuvent traduire un besoin en formation ! Votre collaborateur peut évoluer, ou apprendre de nouvelles choses à son poste afin de gagner en compétences… Et valoriser ses nouvelles compétences sur l’année écoulée.

Entre autres, un entretien annuel est le meilleur moment pour accompagner le salarié dans son évolution, anticiper ses besoins via un entretien annuel d’évaluation (ou bilan de compétences). Il est temps de répondre à sa demande avec des formations adaptées selon ses données personnelles. Vous pouvez aussi mettre à disposition de vos collaborateurs des cartes virtuelles de financement de formation pour répondre plus simplement à leurs demandes. 

Quelles sont les formations à proposer lors d’un entretien annuel ?

Lors d’un entretien annuel, votre manager ou votre service RH doit toujours proposer des formations en lien avec sa demande :

• Une formation interne à l’entreprise. Par exemple, il est possible de faire appel à un coach en entreprise afin de former l’équipe complète, si sa demande recoupe une thématique spécifique.
• Une formation de type blended-learning (une formation semi-distancielle et semi-présentielle). Elle permet de respecter les demandes du gouvernement liées au télétravail. Ainsi que de réaliser la formation pour tous, grâce à la visioconférence.
• Une formation à distance, via des réunions de groupe. C’est la méthode préférée des grandes entreprises, qui possèdent parfois des employés aux quatre coins de la France. Cette méthode permet de cibler un corps de métier précis : les managers, les commerciaux, les directeurs, etc.
• Une formation individuelle, via un coach en entreprise, un tuteur spécialiste de la thématique demandée par le salarié, etc. Il peut aussi s’agir d’un salon ou d’une conférence à laquelle vous envoyez votre employé, afin qu’il en apprenne plus sur un sujet qui l’intéresse.

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Comment faire si la demande du salarié ne correspond pas à son métier ?

Il n’est pas rare qu’un collaborateur souhaite évoluer au sein de son entreprise, ou envisage de partir par manque de motivation professionnelle. Si vous avez un talent d’entreprise, il serait dommage de le perdre. Mais que faire si sa demande professionnelle n’est pas en lien avec la gestion des compétences et des emplois lors de l’entretien d’évaluation annuel ?

Posez-vous les questions suivantes : avez-vous assez de formations internes ou externes à proposer ? Avez-vous vérifié leur qualité et surtout, les résultats de performance ? Si vous doutez du retour d’expérience de formation de vos collaborateurs, c’est qu’il est temps d’élargir le champ des possibles.

Le responsable hiérarchique ne sait pas quelle formation proposer, car sa base de données ne prend pas en compte les nouveaux besoins ? Votre collaborateur souhaite évoluer sur un terrain professionnel particulier et personne ne peut répondre à sa demande ? Vous pouvez vous appuyer sur un catalogue de formation e-learning lors de ce point annuel.

Ce catalogue de contenus propose des formations sur des thématiques très variées : en management, sur les nouvelles technologies, en informatique, sur le savoir-être (développement personnel au travail), sur l’organisation personnelle de son cadre de travail à domicile… Les formations ne manquent pas pour séduire vos salariés lors des entretiens individuels. Ce dernier peut ainsi choisir sa formation quand il le souhaite. Ainsi, il peut présélectionner des formations avant son entretien annuel, afin de demander l’avis de son manager. Ou inversement pour proposer une expérience d'entretien personnalisé ! Sans compter que les formations peuvent être sous forme de vidéo, de podcast, d’articles… Tout est possible !

Un turn-over positif, c’est possible !

Votre catalogue de formation e-learning permet à tous vos collaborateurs d’assouvir leur soif de connaissances. Cependant, certains n’arrivent pas à trouver la bonne formation malgré tout, même s’ils se sont sentis écoutés et compris lors de leur entretien professionnel.

Si la formation ne correspond pas au besoin métier, elle peut malgré tout servir à l’entreprise, notamment concernant les soft skills. Pour rappel, les soft skills désignent le savoir-être en entreprise : leader naturel, nature curieuse, volontaire, organisé, rigoureux, communiquant… Des qualités humaines attendues sur certains postes de travail - la technique ne fait pas tout.

Bon à savoir : la plupart des formations e-learning sont valorisées par des diplômes ou des certifications. Le meilleur moyen d’engager votre collaborateur à en suivre ! Il pourra ainsi les valoriser dans votre entreprise, gage de sa motivation et de son appétence pour un poste ou un secteur d’activité particulier.

Et si vous n’arrivez pas à éviter le turnover ? Vous pouvez accompagner un salarié dans sa reconversion professionnelle. En le dirigeant vers les bonnes personnes et en lui proposant des actions de formation adaptées à sa demande, le salarié quittera l’entreprise en bon terme et avec le sentiment d’avoir été entendu. Ce type de départ valorise la marque employeur en donnant une bonne image de l’expérience salariale dans votre entreprise : c’est ce qu’on appelle le turnover positif.

Comment conclure un entretien annuel d’évaluation ?

Afin de conclure votre entretien annuel d’évaluation, retenez bien que vous avez des centaines de formations sur la toile. Il appartient au manager ou au service RH de se renseigner sur celles-ci, afin d’en proposer aux collaborateurs. Il faut profiter de l’entretien annuel et de la formation pour engager le collaborateur dans l’entreprise, en valorisant ses compétences actuelles et celles qu’il peut acquérir.

Préparer un entretien annuel et mener un entretien sont à nuancer.  Vous préparez les besoins de formation afin qu’il soit constructif, fixer des objectifs, développer un projet professionnel, faire le bilan de l’année… Vous le menez afin d’établir les points forts et les points bloquants de votre collaborateur, proposez des évaluations de compétences… Avant de les retranscrire à la gestion des ressources humaines. Cette évaluation annuelle permet aux DRH d’être force de proposition l’année suivante et d’aider le manager à la gestion de l’entretien. Conduire des entretiens devient plus facile, ainsi que l’atteinte des objectifs si le plan d’action est perfectionné chaque année. L'évolution du personnel se fait de manière simple.

N’oubliez pas de toujours demander aux collaborateurs si les formations proposées leur conviennent ou pas. Ainsi que de ne pas hésiter à leur demander leurs envies en formation pour continuer d’avancer dans l’entreprise. Faire un compte rendu de l’entretien annuel permet de garder une trace de sa demande, qui pourra être analysée par les RH. Il pourra également être repris l’année suivante ou dans un entretien de suivi, pour déterminer si la formation mise en œuvre répond à sa demande. Vous développez ainsi un management de la performance et d’un développement des compétences bénéfiques pour tous. 😊 Une façon efficace de réussir son entretien !