Outils de communication : bien les utiliser pour promouvoir votre formation

Concevoir une formation qualitative ne suffit pas. Si vous avez l’impression que vos collaborateurs ne perçoivent pas l’utilité de vos formations, vous devriez envisager d’utiliser des outils de communication adaptés. En sélectionnant les bons outils validés par les ressources humaines et en mettant en place la bonne stratégie de communication, vous pouvez réussir à susciter l’attention, attirer, puis convaincre vos collaborateurs. Ces derniers auront alors bien plus de chances de suivre avec plaisir les formations que vous avez créées.

Pourquoi mettre en place un plan de communication de votre service formation ?

La formation en entreprise regorge d’atouts. Elle permet d’accroître les compétences de vos salariés, les fidéliser et d’améliorer la compétitivité de l’entreprise. Toutefois, il n’est pas rare que le service formation soit confronté à des absences lors des sessions de formation ou un manque d’implication des participants.

Le problème peut provenir de l’absence de plan de communication. Aujourd’hui, 40% des salariés n’ont pas connaissance de l’offre de formation proposée par leur entreprise selon le dernier baromètre de la formation. Un chiffre effrayant quand on sait les moyens qui sont mis pour développer l’apprentissage en entreprise ! 

La communication est aussi importante au sein de votre entreprise qu’avec les partenaires, clients et fournisseurs. Qu’elle soit interne ou externe, elle va permettre de faire connaître vos formations via différents canaux de communication. En utilisant une stratégie de communication adaptée, vous allez démontrer que la formation est idéale pour valoriser la carrière de vos collaborateurs, améliorer leur employabilité et leur permettre de réaliser leur objectif professionnel.

Bien entendu, pour assurer une bonne communication, il est nécessaire de s’appuyer sur de nombreux outils. Ces derniers vont vous permettre de faire votre message de manière efficace afin de déployer une communication optimale.

Les différents outils de communication pour les responsables RH

Pour mettre en place vos actions de communication d’entreprise, vous pouvez utiliser de nombreux outils. Ces derniers peuvent concerner la communication interne et externe de votre entreprise. De plus, ils peuvent aussi bien être des supports imprimés que des supports digitaux. 

Vous avez donc une grande variété d’outils de communication à votre disposition. Pour choisir ceux qui sont les plus adaptés, il est nécessaire de prendre en compte trois critères incontournables : 

• Les besoins et les objectifs de la communication : Tous les supports ne sont pas forcément pertinents. Optez pour celui qui est le plus adéquat au vu de votre cible ou de la nature de la formation.
• La culture d’entreprise : Une entreprise agile n’a pas les mêmes habitudes qu’une entreprise n’ayant pas réalisé sa transformation numérique. Adaptez les outils aux processus actuels, mais aussi aux valeurs de l’entreprise.
• Les contraintes techniques et budgétaires : Votre budget formation, l’existence de comptes de réseaux sociaux professionnels ou la nature du SI sont autant de facteurs à prendre en compte.

Une fois que vous avez pris le temps de mener une réflexion sur votre stratégie de communication globale, vous pouvez étudier avec soin les différents outils de communication disponibles.

La communication interne 

Vous pouvez tout naturellement mettre à profit les outils de communication interne. Cette dernière est souvent privilégiée par la direction pour transmettre des informations aux collaborateurs.

Les newsletters

En premier lieu, vous pouvez réaliser une communication via email. Aussi efficace que dans une stratégie de marketing traditionnelle, la newsletter permet de tenir au courant les collaborateurs de l’offre de formation. Pourquoi ne pas mettre en place une newsletter mensuelle ou trimestrielle regroupant les informations à ne pas rater sur les formations proposées ? 

N'hésitez pas à créer des newsletters attrayantes, reprenant votre charte graphique habituelle, en y ajoutant des éléments originaux. Tout en proposant un contenu sérieux, vous pouvez surprendre vos lecteurs en créant des newsletters à thème : 

• « L’évolution professionnelle en interne » ;
• « L’importance de la formation RSE » ;
• « Les 10 compétences incontournables en 2023 » ; 
• « Hard Skills et Soft Skills » ;
• « Comment construire son projet professionnel ».

Les réunions d’information

Plus classiques, les réunions d’information s’avèrent en fait très pertinentes. Cet excellent moyen de communication vous permet de réunir les collaborateurs au sein d’un seul et même endroit. Vous pouvez alors leur donner la parole et fluidifier la communication et accroître l'implication des personnes présentes.

En outre, ces réunions sont le moment idéal pour répondre aux questions des collaborateurs sur les formations, prendre en considération leur ressenti et leur retour d’expérience, mais aussi créer un espace d’échange voire de débat. En effet, les collaborateurs peuvent donner leur avis sur les formations, expliquer leurs réticences voire en dire plus sur leurs attentes et leur projet professionnel.

Plus qu’une simple réunion d’information classique, vous pouvez faire de ces échanges un vecteur d’accélération de la motivation pour la formation en entreprise.

L’intranet de l’entreprise

Souvent utilisé par la direction pour transmettre des informations en interne, l’intranet peut aussi être mis à profit pour la formation. Au-delà du simple communiqué interne information de l’existence de telle ou telle formation, l’intranet peut vous permettre d’améliorer l’interactivité avec les collaborateurs.

En effet, l’intranet possède souvent différents modules de communication tels qu’un module d’information, des espaces de discussions, des sondages, un annuaire, un trombinoscope ou encore l'organigramme de l'entreprise. Vous pouvez donc utiliser toutes ses possibilités pour améliorer votre communication interne. Les espaces de discussions et les sondages notamment sont parfaits pour interroger les collaborateurs sur leurs attentes. 

L’affichage au sein des locaux

La communication papier n’est pas à négliger. Traditionnelle, elle reste toutefois pertinente. Vous pouvez ainsi concevoir des supports de communication pour présenter vos formations et les apposer au sein des locaux.

L’intérêt de cette approche est de garantir une visibilité maximale. Toutefois, pour garantir un impact réel sur les collaborateurs, privilégiez des affichages dynamiques et impactants en lieu et place des classiques petites affiches monochromes. 

Enfin, lors du lancement du catalogue Edflex au sein de la Croix Rouge, les équipes ont eu l’idée de mettre un prospectus envoyé avec chacune des fiches de paie ! Une innovation qui a permis à tous de découvrir cette nouvelle solution proposée en interne.

La communication externe

En parallèle de vos actions de communication interne, utiliser les outils de communication externe est intéressant, car cela permet de vous adresser à vos collaborateurs, mais aussi à vos partenaires, clients ou futurs talents. En effet, la visibilité de votre offre de formation sera maximale et impactera de manière positive votre image de marque. Vous démontrez ainsi l’importance de la formation au sein de votre entreprise.

Les réseaux sociaux

Incontournables de la communication digitale, un média social peut aussi être mis à profit pour promouvoir votre formation. Il est possible de communiquer directement sur les réseaux sociaux pour atteindre différents publics avec votre communiqué. 

Vous pouvez aussi privilégier les échanges restreints. Il est alors nécessaire de créer des groupes privés sur les réseaux sociaux pour être ensuite en mesure d’échanger avec les collaborateurs concernés. L’atout des réseaux sociaux est d'utiliser un canal de communication déjà très utilisé par vos collaborateurs dans leur vie quotidienne.

Votre site Web

Simple, mais efficace, voilà comment nous pourrions résumer la communication externe sur votre site internet. Via une partie dédiée à la formation ou via la section actualités, l’équipe de formation a la possibilité de diffuser des informations sur l’offre de formation proposée aux collaborateurs. Utiliser votre site internet est pertinent si vous souhaitez associer communication efficace et maîtrise des coûts.

Les relations presse 

Si vous faites le choix de communiquer via les relations presse, c’est que votre objectif est de maximiser la visibilité de votre offre de formation. Votre cible n’est alors pas forcément les collaborateurs qui iront en formation, mais vos clients ou les talents que vous pourriez attirer.

En démontrant les efforts déployés pour former vos collaborateurs actuels, vous allez travailler sur votre image de marque et renforcer votre crédibilité.

Les outils spécifiques pour la formation

Enfin, nous avons les outils de communication dédiés à la formation. Les plateformes de formation en ligne sont parfaites pour démontrer par l’exemple. Vous pouvez les utiliser pour mettre en valeur les formations que vous avez construites et les compétences incontournables à acquérir.

Les webinaires et les podcasts peuvent être utilisés dans votre communication interne ou externe pour échanger autour des offres de formation. Là encore en sélectionnant les thèmes adéquats, vous pouvez améliorer l’engagement de vos cibles et encourager les collaborateurs à suivre les formations que vous avez mises en place.

Comment créer un message clair et efficace pour la promotion de l’offre de formation ? 

Si le choix des outils de communication pour accompagner le lancement de votre formation est important, il est aussi essentiel de réfléchir en amont au message à délivrer. Ce n’est qu’en gardant un message clair, cohérent et engageant à travers différents supports que vous allez réussir à attirer les collaborateurs vers les formations en entreprise.

Définir les objectifs de la formation

En premier lieu, comme tout projet, il est indispensable de partir sur des bases solides. Pour cette raison, vous devez commencer par définir les objectifs de la formation. Quels que soient les outils de communication retenus, il est important de retenir l’attention de la personne qui consulte votre communiqué.

Par conséquent, prenez le temps d’expliquer de manière précise les connaissances et les compétences que les collaborateurs vont acquérir en suivant cette session de formation.

N’oubliez pas, pour conserver la pertinence de vos propos, d’ajouter sur votre communiqué tous les détails pratiques tels que la date, le lieu, les horaires, les modalités d’inscription ou la durée de la formation. Quels que soient les outils de communication privilégiés, une grande clarté va renforcer l’impact de votre message.

Cibler les publics concernés par l’offre de formation

Avant de diffuser votre message, identifiez votre audience cible. En effet, une formation ne s’adresse que rarement à l’ensemble de l’entreprise. Au contraire, certains types d’employés ou certains départements sont concernés par votre formation. Prenez cet élément pour adapter votre message et cibler efficacement les publics concernés.

En fonction de vos cibles, la sélection des outils de communication peut d’ailleurs être différente. Les jeunes générations privilégient souvent les médias sociaux tandis que les plus anciens peuvent préférer les réunions physiques de manière à pouvoir échanger de vive voix. Tous ces éléments doivent être pris en considération pour réussir votre ciblage et maximiser vos chances de convaincre.

Utiliser les techniques de communication pour captiver l’attention 

Attirer et convaincre des collaborateurs de suivre une formation en entreprise via différents outils de communication se rapproche finalement d’attirer et convaincre des prospects. C’est la raison pour laquelle vous pouvez utiliser des techniques de communication pour captiver l’attention.

N’hésitez pas à déployer des visuels attrayants. Images, graphiques ou vidéos sont autant de facteurs influençant votre audience. Bien entendu, les visuels doivent être qualitatifs, pertinents et correspondre à votre cible. Ils permettent d’accroître l’engagement et faciliter la compréhension des informations clés.

Nous vous recommandons aussi d’intégrer des témoignages. Des collaborateurs peuvent expliquer en quoi suivre la formation a impacté sensiblement leur vie professionnelle. Des éléments concrets de ce type sont importants pour renforcer la crédibilité de votre offre de formation en entreprise.

Découvir notre article sur les différents styles de management.

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Éviter l’utilisation de jargon ou de termes techniques

Ne complexifiez jamais votre discours. Au contraire, soyez concis, allez directement à l’essentiel. Un titre accrocheur, une introduction efficace sont autant de facteurs qui vont influencer la réussite de votre communication.

Votre langage doit en outre toujours être simple et accessible au plus grand nombre. Supprimez tout jargon ou terme technique de vos communications. L’objectif est toujours de faciliter la compréhension. N’oubliez pas que les collaborateurs auxquels vous vous adressez ne sont peut-être pas familiers de ce jargon technique. Ils peuvent pourtant être intéressés par votre formation par curiosité ou pour se réorienter professionnellement. Votre but est de les attirer et de les convaincre, pas de les impressionner ou de les décourager par votre communication.

Les outils de communication sont incontournables

Si vous souhaitez promouvoir efficacement votre formation, attirer et convaincre vos cibles, il est indispensable d’utiliser les outils de communication appropriés. Il vous faudra bien entendu sélectionner les canaux les plus appropriés, adapter votre message à votre audience, mais aussi proposer un discours simple et attrayant. Ce faisant, vous allez maximiser vos chances d’attirer des collaborateurs vers vos formations professionnelles.

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