Le trombinoscope en entreprise : pour quoi faire ?

Autrefois perçu comme un document exclusivement réservé à l’usage de l'entreprise, le trombinoscope revient sur le devant de la scène numérique ces dernières années. Les entreprises rivalisent d'originalité pour transmettre à leurs employés, via ce fichier numérique, leur personnalité, leurs valeurs et leurs couleurs. Il est souvent placé dans une photothèque, avec les photo de cv, les portraits de femme et d’homme de l’entreprise, etc.

Cependant, si créer un trombinoscope gratuit semble facile au premier abord, il doit répondre à différents codes pour avoir un véritable impact auprès de votre cible. Nous faisons le point sur la définition, les avantages ainsi que les différentes règles à connaître avant de vous lancer dans une séance photo.

Définition du trombinoscope

La définition du trombinoscope est assez simple. En entreprise le trombinoscope est un fichier conservé par le service des Ressources Humaines (RH), dans lequel il est possible de retrouver la photographie de tous les collaborateurs de l'entreprise.

Chaque collaborateur possède donc un fichier photographique détaillé, souvent issu d’une ou plusieurs séances photo, comprenant :

• Une photo de photographe récente. Elle est généralement prise quelques jours ou semaines après l'arrivée du salarié au sein de l'entreprise. Vous n’avez pas besoin de passer par un studio photo si vous demandez les services d’un photographe corporate. Il peut venir dans vos locaux avec son matériel photo, avant de retoucher les photos d'entreprise sur Illustrator et Photoshop (des logiciels de retouches photos très utilisés en création graphique et pour les tirages photos). Il peut même prendre une photo et vidéo de votre collaborateur, pour votre communication interne et externe !
• Son nom et prénom complet**.**
• Sa fonction au sein de l'entreprise.

Il est possible pour l'entreprise de créer un trombinoscope de l'ensemble de ses collaborateurs sur un seul et même fichier. Dans les grandes entreprises, le DRH peut créer un fichier par service de l'entreprise pour immortaliser (ou sublimer) votre portrait en studio. Si elles sont faites en interne, il existe un risque que ces photographies de portrait photo ne reflètent pas votre personnalité. Passer par des professionnels de la photo spécialisés dans la communication des entreprises et le travail de la ligne éditoriale permet ainsi que chaque portrait corporate bénéficie d’une prise de vue travaillée pour l’occasion.

Bon à savoir : saviez-vous qu’il existait le prix du Trombinoscope en France ? Il ne s’agit pas de se faire photographier par un photographe portraitiste, qui tire des portraits événementiels dans son labo-photo. Le Trombinoscope est un journal politique, qui décerne chaque année plusieurs prix : la meilleure personnalité politique, le meilleur ministre, la révélation politique, le meilleur député, le meilleur sénateur, le meilleur élu local et le meilleur élu européen. En 2022, c’est Valérie Pécresse qui décroche le précieux sésame de la meilleure personnalité politique - le prix le plus convoité.

Entreprise et trombinoscope : les questions les plus courantes

Revenons plus en détail sur les fonctionnalités et l'ensemble des utilisations du trombinoscope dans le milieu professionnel. Réaliser des photos avec des photographes professionnels, cela ne s’improvise pas !

A quoi sert-il à l’entreprise ?

En entreprise un trombinoscope peut avoir une utilisation multiple.  Parmi les différentes utilisations et exemples de trombinoscope cités ci-dessous, le but reste le même : mettre un visage, ainsi qu'un poste sur un nom.

1. Afficher en interne

L’exemple de trombinoscope le plus courant : renseigner les collaborateurs sur les noms et les fonctions des membres de l’entreprise. Dans les petites entreprises, cet affichage n'est pas forcément nécessaire (notamment dans les start-up, où moins de 15-20 personnes collaborent chaque jour). Cependant, dans les TPE ou les PME, il est courant d'afficher la hiérarchie avec les managers et les dirigeants. Cela peut même être une action simple et amusante pour retenir ses talents en interne.

2. Sur le site web de l’entreprise

Pratique de plus en plus courante ces dernières années : l’affichage sur le site web. L'entreprise met à disposition de l'ensemble des internautes, donc de ses clients potentiels, le visage de ses équipes. Un site internet offre des solutions quasiment illimitées concernant la mise en page de votre trombinoscope. A vous de décider si vous souhaitez uniquement référencer les responsables et les dirigeants. Ou si vous souhaitez ajouter tous les collaborateurs sans exception, etc.

Vous travaillez votre image de marque (personal branding) à travers ce portrait professionnel. Si vous êtes chef d‘entreprise, n’hésitez pas à consulter le portfolio du photographe de portraits que vous contactez. Il est censé avoir un studio photo pour mettre en valeur vos collaborateurs, même sans lumière naturelle, grâce à des éclairages pros.

3. Dans le cadre de votre stratégie de communication d’entreprise externe

De nombreuses entreprises souhaitent humaniser au maximum leur activité. Certaines n'hésitent donc pas à transmettre le trombinoscope dans le cadre d'une stratégie de communication. Typiquement, c'est quelque chose que vous retrouvez de plus en plus dans les offres de recrutement. C’est pourquoi faire appel à une entreprise de photographie événementielle pour les réseaux sociaux, ou travailler votre image professionnelle, est indispensable.

En effet, après avoir postulé à une offre d'emploi, vous pouvez recevoir une plaquette de présentation de l'entreprise. Celle-ci peut contenir le trombinoscope du futur service de votre entreprise. Une manière de créer un premier contact humain et de voir si le feeling passe déjà à travers la photo-portrait…

4. Pour votre futur partenariat

Vous avez envie de présenter vos équipes à vos futurs clients ? Le trombinoscope peut également être utilisé pour présenter votre équipe marketing, votre équipe commerciale, etc. en tant que photographe publicitaire. Vous créez ainsi un premier contact avec vos futurs clients.

Est-ce un document accessible à tous les employés ?

En entreprise, le trombinoscope est généralement mis à disposition de l'ensemble des salariés. Cependant, il n'existe aucune obligation légale à ce sujet. En effet, le dirigeant peut décider de ne pas en créer du tout, ou de le conserver uniquement au sein des services des ressources humaines.

Peut-on obliger ses employés à y apparaître ?

En entreprise, le trombinoscope devient de plus en plus tendance. Pour autant, certains salariés ne sont pas forcément très à l'aise à l'idée de voir leurs belles photos utilisées à des fins commerciales. Ou de voir leur visage exposé dans les couloirs de l'entreprise. La question est donc plus que légitime :  est-ce que la hiérarchie peut obliger ses employés à y apparaître ?

La réponse est non***. Selon l'article 9 du Code civil, chaque individu dispose et jouit du droit sur l'exploitation de son image. Il a tout à fait le droit de s'opposer à ce que son image soit fixée et conservée par l’entreprise, ou de l’utiliser dans le cadre d'une diffusion publique.

De plus, votre employeur peut mentionner dans le contrat de travail la possibilité de vous prendre en photo dans le cadre de services internes à l'entreprise. Cependant, cela ne l'autorise en aucun cas à utiliser votre photographie pour des usages externes. Par exemple, si votre image est utilisée dans votre signature de mail, sans que vous en ayez été informé au préalable, vous avez le droit de demander son retrait.

Dernier cas de figure à prendre en compte quant au droit à la photographie professionnelle : si la personne prise en photo est mineure. Tant que vous n'avez pas l'accord des parents ou de ses responsables, vous n'avez absolument pas le droit d'utiliser la photo pour vos services internes ou externes. Ce n’est d’ailleurs pas pour rien que les mineurs sont floutés dans les reportages à la télévision. C’est également valable dans un cadre de vie professionnel, ou de vie associative.

Est-ce que l’entreprise doit créer des badges à la suite du trombinoscope ?

La création en entreprise d'un trombinoscope n’amène absolument pas à la création de badges officiels. Ce sont des supports de communication importants cependant. Préférez des photos professionnelles ou réalisez des portraits dignes d’être affichés sur leur photo de profil LinkedIn. Les prises de vue (le visuel, le cadrage, la focale, etc.) sont très importantes.

C’est pourquoi être photographe pour réaliser un portrait, ou une photo de groupe, ne s’improvise pas lors d’un stage photo de 2h. Demandez toujours les services d’un studio photographique ou d’un photographe indépendant spécialisé en team building, pour mettre en valeur votre lieu de travail.

Le trombinoscope ne doit pas être confondu avec…

En entreprise le trombinoscope est très souvent confondu avec d'autres documents où la personne  photographiée, son nom et sa fonction sont indiqués.

L’organigramme de l’entreprise

Un organigramme a pour principal objectif de représenter graphiquement la structure hiérarchique (organisationnelle et fonctionnelle) de l'entreprise. Alors que le trombinoscope est complètement neutre, l'organigramme accentue les liens hiérarchiques ainsi que les fonctions des différents membres de l'entreprise. Il dessine le paysage hiérarchique de l'entreprise, ainsi que sa mécanique de fonctionnement. Saviez-vous qu’il peut aussi vous servir à dynamiser votre plan de développement des compétences ?

L’objectif de l'organigramme est d'offrir plus de transparence quant au fonctionnement de l'entreprise auprès de ses membres. A ce jour,  il existe trois types d'organigramme :

• Hiérarchique. Il établit une hiérarchie sous forme d'entonnoir, partant du fondateur de l’entreprise ou de son plus haut responsable (Directeur général ou PDG). Chaque ligne ajoutée vers le bas sous-entend des responsabilités moindres, pour arriver sur la dernière ligne au stagiaire.
• Matriciel. Les grandes entreprises préfèrent ce modèle, qui permet de rajouter plus de responsables au sein de plusieurs services.
• Plat ou horizontal. Il est beaucoup plus rare. Il peut être généralement appliqué que dans le cas d'une très jeune entreprise, ou d'une start-up. Deux lignes le composent : la hiérarchie est sur la première ligne (généralement le PDG, ou le PDG et ses associés), les membres de l’entreprise sur la seconde. Cette présentation sous-entend que chaque employé a la même importance hiérarchique.

Le référentiel des métiers de l’entreprise

Connaissez-vous le référentiel des métiers de l'entreprise ? Ce document est une source très précieuse pour les ressources humaines qui ont besoin de clarifier les métiers présents au sein de l'entreprise. Dans le cadre d'un plan de formation, ou de recrutement, le référentiel des métiers rend compte des métiers sur-représentés et, a contrario, de ceux qui sont sous-représentés et peut s’accompagner d’un référentiel de compétences. La photo d’entreprise n’est pas forcément présente.

Dans le premier cas de figure,  un plan de formation permet de proposer aux employés les plus prometteurs de monter en compétences. Dans le second cas, les RH ont beaucoup plus de visibilité pour mener à bien leur plan de recrutement.

En conclusion

Les exemples de  trombinoscope ne manquent pas sur la toile.  Vous pouvez facilement trouver comment créer un trombinoscope gratuit, en vous basant sur un fichier Excel. Il n'a cependant aucun intérêt si vous ne souhaitez pas l'exploiter dans une optique bien précise.

Si vous souhaitez par exemple l’utiliser à des fins commerciales, en présentant vos équipes sur des prospectus lors de salons, les photographies doivent être irréprochables. Nous vous recommandons très fortement de passer par un photographe professionnel pour un shooting photo en studio professionnel, afin qu'il vous fournisse des portraits corporate.

Petit conseil  : si vous souhaitez faire appel à un photographe de portrait, évitez le photographe de mariage ! Devenir photographe professionnel ne s’improvise pas. En effet, le métier de photographe de mariage fait appel à des compétences spéciales, plus techniques. Réussir à faire dégager une image professionnelle est plus difficile pour eux, qui font du repérage et travaillent l’arrière-plan sur les photos de mariage. Ils manquent cruellement des codes institutionnels et visuels de toute entreprise. Votre photo en entreprise n’est pas une photo de famille. Préférez demander des photos professionnelles, dignes d’être présentées sur des réseaux sociaux professionnels pour votre communication corporate.

Cependant, le trombinoscope classique est vu et revu… Soyez original ! À bas le noir et blanc ou les fonds de couleur uni. Trouvez une idée créative, afin d’attirer l’attention de vos potentiels clients et qu’ils se souviennent de vous. Ce document est facile à mettre en place, mais choisir des photos de qualité professionnelle moindre, sans lien entre elles, peuvent nuire à l’image de votre entreprise. N’hésitez pas à investir, ainsi que mûrir votre stratégie quant à ce document, pour faire la différence !

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