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À l'ère numérique, où les fichiers sont désormais omniprésents dans notre quotidien, la protection des données est devenue une priorité stratégique, pour les particuliers comme pour les professionnels. Depuis 2018, le règlement européen sur la protection des données (RGPD) encadre la réglementation applicable en France, et plus largement en Europe. Toutes les entreprises, quelles que soient leur taille et leur secteur, doivent se conformer aux règles à appliquer dès qu’elles réalisent un traitement de données (par exemple, gestion de la paie, recrutement, marketing ciblé…).
Les formations RGPD sont essentielles pour sensibiliser les collaborateurs aux principes de la protection des données, faciliter la mise en place des bonnes pratiques et ainsi assurer la conformité légale de l’organisation.
Règlement général sur la protection des données : de quoi parle-t-on ?
Entré en application en mai 2018, le RGPD permet d’encadrer le traitement des données personnelles de manière homogène dans toute l’Union européenne. Il s’inscrit notamment dans la continuité de la loi française « Informatique et Libertés ». Ses objectifs sont de renforcer les droits des personnes concernées, de responsabiliser les acteurs traitant des données et d’accroître la coopération entre les autorités de protection des données.
Une donnée à caractère personnel est décrite par la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL) comme « toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable ». Le traitement de ces données fait référence aux opérations effectuées par une entreprise qui portent sur des données personnelles, par exemple : tenue d’un fichier clients, collecte de coordonnées de prospects via un questionnaire, mise à jour d’un fichier de fournisseurs…
Qui est concerné par le RGPD ?
Si votre organisation effectue de la collecte de données et traite des données personnelles de citoyens européens, vous êtes concerné par le RGPD et les règles qui s’appliquent. Tous les collaborateurs internes (RH, marketing, service informatique…) et externes (prestataires, sous-traitants…) qui traitent des données doivent respecter le RGPD pour être en conformité avec la législation.
Ces collaborateurs doivent ainsi être sensibilisés à la protection de la vie privée des personnes concernées par les données. Il est de la responsabilité de l’employeur ou du délégué à la protection des données, communément appelé DPO (Data protection officer), de s’assurer que les salariés suivent une formation relative à la protection des données.
À ce titre, le DPO joue un rôle crucial pour garantir la mise en conformité de l’entreprise, gérer les risques liés à la protection des données, mais aussi et renforcer la confiance des clients et partenaires. La présence d’un DPO est d’ailleurs obligatoire pour les administrations et entreprises qui font du traitement de données personnelles à un haut niveau, notamment des données sensibles.
Quels sont les risques en cas de non-respect du RGPD ?
Depuis l’entrée en vigueur du règlement, si votre organisation manque à ses obligations en matière de protection des données, elle s’expose à des sanctions. En fonction de la gravité de la violation, il peut s’agir d’amendes, de sanctions pénales, ou tout simplement de répercussions négatives sur la réputation de votre entreprise.
Pour s’assurer de l’application des règles de protection des données et éviter une violation du RGPD qui pourrait entraîner des sanctions, il est primordial de sensibiliser et de former le personnel participant aux opérations de traitement. Ce point fait d’ailleurs partie du programme de conformité au RGPD et doit être contrôlé par la personne en charge.
La formation RGPD est-elle obligatoire ?
Si la formation RGPD ne constitue pas une obligation légale explicite pour toutes les entreprises, elle est tout de même fortement recommandée et devient de facto indispensable pour garantir la conformité au RGPD.
Elle permet en effet de répondre de manière indirecte à certaines obligations légales du RGPD en matière de sécurité, de gestion des risques, de sensibilisation des employés aux droits et libertés des individus, et de responsabilité dans le traitement des données personnelles :
- Obligation générale de conformité au RGPD : l'entreprise doit prouver qu'elle prend toutes les mesures nécessaires pour respecter les obligations de protection des données. La formation des collaborateurs peut faire partie de ces mesures.
- Responsabilité des acteurs impliqués dans le traitement des données : le RGPD impose à l'entreprise de s'assurer que toutes les personnes qui manipulent des données personnelles comprennent leurs responsabilités et en effectue un traitement conforme à la législation. La formation est une méthode pour répondre à cette exigence de responsabilité.
- Répondre aux exigences spécifiques des secteurs sensibles : certaines entreprises peuvent être soumises à des exigences plus strictes, en fonction de leur secteur d'activité ou de la nature des données traitées. Par exemple, les entreprises qui traitent des données sensibles (données de santé, données biométriques, informations sur les opinions politiques, etc.) ou des données à grande échelle peuvent être particulièrement exposées à des risques. Dans ces cas, la formation des collaborateurs devient cruciale pour garantir la sécurité des données.
Si votre organisation a l’obligation de nommer un DPO, ce dernier a la responsabilité de former les équipes et de les sensibiliser aux enjeux du RGPD. La loi impose au DPO de veiller à ce que l'entreprise respecte les principes du RGPD, y compris à travers des formations internes.
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RGPD : l’importance de la formation continue
Des formations approfondies sont le plus souvent nécessaires pour tous les collaborateurs ayant un accès permanent ou régulier aux données à caractère personnel. Ces dernières permettent de développer des compétences et connaissances précises dans le domaine de la protection des données personnelles (traitements, droits et libertés des personnes concernées sur leurs données, bases légales, finalités, conservation des données …), et d’améliorer la prise de conscience des salariés.
Même si vos collaborateurs ont déjà suivi une formation sur ces enjeux, il est crucial de leur permettre de se former régulièrement pour rester à jour. En effet, avec l’essor de l'intelligence artificielle, du big data ou encore du télétravail, les modes de gestion des données personnelles évoluent très vite.
Par exemple, l’utilisation des algorithmes et de l’intelligence artificielle pour dessiner le profil des utilisateurs soulève des questions éthiques et légales. Si ce n’est pas encore le cas, vos salariés doivent être formés pour appréhender les implications de ces nouvelles technologies dans le cadre du RGPD et apprendre à utiliser ces outils de manière responsable. Notre guide IA et conformité : 5 règles d’or reprend les points de vigilance à poser avant d’ouvrir l’usage de l’IA générative dans l’entreprise.
Accessibles, ludiques et personnalisables, les formations en ligne sont idéales pour anticiper les changements, et permettre à vos collaborateurs d’actualiser leurs connaissances et d’améliorer leur compréhension des enjeux liés à cette réglementation.
Mooc RGPD : le format idéal pour se former ?
Le Mooc (pour Massive Open Online Course ou « formation en ligne ouverte à tous ») est un format très plébiscité en entreprise. Il présente en effet de nombreux avantages :
- Accompagner les collaborateurs dans la mise à jour régulière de leurs connaissances en matière de RGPD : les collaborateurs ont besoin d’être guidés pour apprendre à identifier les données dites sensibles, comprendre les obligations légales et les risques associés, éviter les erreurs humaines (une grande partie des violations de données étant liée à des erreurs, comme le partage de données personnelles à la mauvaise personne), et bien sûr adopter de bonnes pratiques au quotidien pour garantir les droits et libertés des personnes concernées.
- Proposer une formation complète et ludique : le Mooc a l’avantage d’être un format qui entre dans les détails tout en restant ludique pour assurer l’engagement des collaborateurs. Les contenus interactifs en MOOC sont parfaits pour maintenir la motivation et l’engagement des collaborateurs.
- Garantir l’accessibilité à la formation au plus grand nombre : le Mooc est un format très accessible qui offre une grande liberté aux collaborateurs qui souhaitent se former, notamment sur la confidentialité des données, le respect de la vie privée, la mise en place du règlement général sur la protection des données, etc.
- Répondre à tous les besoins : plusieurs niveaux sont disponibles en fonction des besoins des apprenants, cela permet à chacun d’avancer à son rythme et selon ses objectifs.
Zoom sur le MOOC RGPD de la CNIL
La CNIL propose une formation en ligne gratuite sur le RGPD, l’Atelier RGPD. Le parcours couvre les notions clés du règlement, les principes de la protection des données, les responsabilités des acteurs, le rôle du DPO et les outils de conformité, avec des exemples de cas concrets, des quiz et des évaluations. Un module est dédié aux collectivités territoriales.
Un ajout intéresse directement les fonctions RH : le MOOC comprend désormais un module « Travail et données personnelles », élaboré par les juristes et experts de la CNIL, qui s’adresse aux personnes traitant les données des salariés, stagiaires, alternants et intérimaires. Si votre besoin porte sur la paie, le recrutement ou la gestion des dossiers du personnel, c’est le module à regarder en premier.
En théorie, cette formation est ouverte à tous, mais dans la pratique, les personnes concernées sont principalement les futurs délégués à la protection des données (DPO), ou profils juridiques, etc., souhaitant mettre à jour leurs connaissances, ainsi que les collaborateurs souhaitant découvrir les grands principes de la protection des données sans pour autant devenir experts.
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Pour permettre à vos collaborateurs d’aller plus loin sur ces notions de protection des données, ou encore d’aborder des thématiques cruciales liées à ces enjeux, telles que la cybersécurité, Edflex agrège pour vous les meilleurs contenus pédagogiques existants sur le web.
Nous dénichons les meilleurs éditeurs dans chaque domaine pour vous proposer des contenus de formation de qualité, et notamment pour répondre à vos besoins de formation sur les enjeux liés à la compliance.
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Lawpilots, par exemple, vous accompagne dans la formation aux thématiques liées à la cybersécurité, la protection des données, la conformité, les critères ESG… Conçues avec des juristes, ces formations en ligne répondent à des problématiques d’actualité cruciales, telles que la protection des données pour les collaborateurs. Le format ludique et interactif de ces ressources (mélange d’exemples pratiques, de storytelling, de gamification…) favorise l’ancrage mémoriel et l’engagement des collaborateurs sur des sujets complexes et critiques.
De leur côté, les équipes de Change the Work produisent des formations e-learning avec une ligne éditoriale qui leur est propre : l’utilisation de la fiction pour favoriser l’engagement des salariés dans la formation professionnelle. Ces formations sous forme de web séries ou de courts métrages offrent une méthode d'apprentissage innovante et interactive pour aborder des sujets aussi sérieux que la cybersécurité.
Selon le niveau d’exposition de vos équipes, le parcours ne sera pas le même. Pour une sensibilisation large, un module court suffit. Pour les fonctions qui manipulent des données personnelles au quotidien, il faut aller plus loin : découvrez la formation RGPD, de la sensibilisation au niveau expert, et la formation compliance pour couvrir l’ensemble des obligations réglementaires de votre secteur.
Ces contenus s’inscrivent dans l’offre Conformité et Réglementation d’Edflex, qui agrège les meilleurs éditeurs sur ces sujets et permet de suivre la complétion des parcours obligatoires sans reconstruire un dispositif à chaque échéance.
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