À l’heure d’une société de plus en plus concurrentielle, challengée par l’IA, l’innovation numérique, le progrès technique, etc., la productivité du travail est plus que jamais essentielle pour rester à la page face à ces mutations constantes au sein de nos environnements professionnels. Comment augmenter la productivité, ou plutôt l’améliorer, afin de faire face à ces nouveaux défis ? Découvrez comment gagner en efficacité (optimisation du nombre d’heures travaillées et des facteurs de production…), pour booster votre productivité au travail, sans lésiner sur votre qualité de vie professionnelle !
Qu’est-ce que la productivité en entreprise ?
La productivité en entreprise se traduit par les facteurs de production que vous mettez en œuvre pour produire des biens ou des services en entreprise, et avec quelle efficacité vous le faites. En d’autres termes, la productivité est un ratio entre la quantité produite et les facteurs de production, afin de mesurer l’efficacité avec laquelle vos ressources sont transformées en production (exemple : combien de ressources utilisées pour produire X quantité de véhicules, si vous êtes une entreprise automobile).
Pour maximiser votre productivité en entreprise, voici quelques recommandations.
Faites un état des lieux en matière de productivité du travail
Afin de voir si vous êtes suffisamment productif en entreprise, vous pouvez faire un état des lieux, pour mesurer la productivité globale des facteurs de production. À ce titre, sachez qu’il y a deux facteurs essentiels de mesure de la productivité :
- Le capital fixe : ce sont les actifs physiques utilisés dans votre production (équipements, machines, infrastructures…), permettant de mesurer la productivité du capital. Nota bene : dans ces actifs sont compris ceux correspondant au facteur capital, c’est-à-dire les biens et services pouvant être utilisés durant plusieurs cycles de production, tels que les machines, les outils, matériels de transport, etc.
- Les nouvelles technologies : elles sont cruciales pour augmenter la productivité, notamment, car elles vous permettent de gagner du temps sur des tâches que vous effectuiez manuellement auparavant (automatisation des tâches pour des opérations comptables ou administratives grâce à une IA, logiciels de planification pour vos réunions, outils de gestion du temps pour vous aider à mieux vous organiser…). En somme, les nouvelles technologies vous permettent de déléguer certaines tâches à des machines (les tâches n’ayant pas besoin d’être gérées par des humains) et vous concentrer ainsi sur votre cœur de métier.
Une fois ce bilan effectué, faites une analyse pour évaluer comment vous pourriez augmenter la productivité : votre capital fixe est-il suffisamment performant pour vous permettre d’être réellement productif ? Vos machines, équipements, infrastructures sont-ils assez puissants ? Pourriez-vous confier certaines tâches à une IA pour être plus rapide dans votre travail, et donc plus productif ?
Un conseil en matière de mesure de la productivité au travail : utilisez des indicateurs de performance pertinents, en lien avec votre secteur d’activité. Par exemple, si vous travaillez dans le secteur de la vente, cela peut être le nombre de ventes conclues pour atteindre le chiffre d’affaires visé. À cet effet, n’hésitez pas à tenir un journal de travail, pour évaluer la quantité produite et le nombre d’heures travaillées : vous pourrez ainsi définir des axes d’amélioration, à partir des éléments évoqués ci-dessus.
Définissez des objectifs clairs, réalisables et quantifiables
Une fois le constat effectué à partir des éléments évoqués, il faut désormais établir un plan d’action, pour augmenter la productivité du travail. Définissez des objectifs clairs, qui soient compréhensibles par tous les acteurs de votre entreprise (collaborateurs, partenaires, etc.), afin qu’ils puissent mettre en œuvre les tâches à effectuer sans trop de difficulté (sinon, cela risque au contraire, de nuire à votre productivité).
Par ailleurs, faites en sorte que ces objectifs soient atteignables. Par exemple, si vous souhaitez augmenter votre chiffre d’affaires, définissez un montant raisonnable, que vous pensez pouvoir atteindre en améliorant l’efficacité de vos moyens de production. Il vaut mieux augmenter progressivement les quantités visées, plutôt que de fixer un montant trop haut et vous épuiser à la tâche. Une fois de plus, cela finirait par entraver votre productivité.
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Enfin, comme indiqué précédemment, n’hésitez pas à mettre en place des indicateurs, afin de pouvoir mesurer votre productivité à partir des objectifs fixés. Quels sont les outils techniques, logiciels, équipements dont vous avez besoin pour atteindre ce résultat ? Quel nombre d’heures avez-vous travaillé l’année X en comparaison à l’année Y pour atteindre les objectifs ?
Mettez en place des outils adéquats
Vos objectifs de productivité étant fixés, il vous faut à présent mettre en place les outils qui vous permettront d’atteindre ce résultat.
Les outils de gestion du temps et de projet
Être plus productif, cela veut aussi dire faire plus en un temps réduit, notamment grâce à une meilleure organisation. Dans cette optique, vous pouvez utiliser des outils de gestion du temps et de projet tels que Trello, un outil vous permettant d’organiser votre planning avec des tableaux, des listes et des cartes pour mieux organiser vos tâches. D’autres outils comme Todoist (une application de gestion de tâches en fonction des priorités) ou Asana (un outil de gestion de projet pour vous aider à organiser, suivre les tâches et les projets en équipe) sont également efficaces en la matière.
L’IA, pour déléguer vos tâches les plus chronophages
Afin d’être plus productif, vous pouvez également déléguer certaines tâches qui n’ont pas besoin d’être effectuées par vos soins, car elles ne requièrent pas une expertise approfondie. Prenons l’exemple d’un responsable des ressources humaines : un logiciel comme BambooHR lui permettra d’automatiser certaines tâches comme le suivi des congés, le tri des candidatures, la gestion de payes, etc., afin qu’il puisse se concentrer sur son cœur de métier et être plus productif dans la gestion des recrutements.
Vous l’aurez compris, les nouvelles technologies sont essentielles pour vous aider à gagner en productivité !
Ne négligez pas le bien-être au travail
Jusqu’à présent, nous avons évalué les moyens de production mis en œuvre pour booster votre productivité (équipements, outils, nouvelles technologies…). Néanmoins, il ne faut pas négliger un facteur essentiel : l’humain !
C’est en étant moins stressé au travail, avec plus d’énergie et, de manière plus générale, en vous sentant bien dans votre environnement professionnel, que vous maximiserez vos chances d’être plus productifs. En effet, avoir plus de motivation au travail signifie avoir plus envie de travailler et d’atteindre ses objectifs. Si vous êtes gérant d’une entreprise, par exemple, pensez à créer un environnement de travail propice au bien-être pour vos employés (cadre lumineux, cours de sport, team building, équilibre vie professionnelle-vie personnelle, points réguliers en one to one, etc.).
S’il existe de nombreux moyens et méthodes pour booster votre productivité en entreprise, vous pouvez aussi vous faire aider pour maximiser votre efficacité au travail ! À ce titre, Edflex vous propose de nombreux contenus de formations pour vous aider à gagner en productivité (valorisation des compétences, apprentissage des outils digitaux…) et atteindre chaque jour un peu plus vos objectifs professionnels.
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