Optimiser l'organisation de son SIRH pour être plus productif

S'il y a bien une phrase qui résume le métier des ressources humaines c'est : manquer de temps. Le suivi et la gestion RH grignotent chaque parcelle de l'emploi du temps d'un RH sur chacun de ses projets. Pour rester productif et même gagner en efficacité, s'équiper d'un logiciel de gestion est donc une nécessité. Le SIRH est l'outil numérique essentiel mais pour s'y retrouver, il faut savoir l'organiser correctement. Voici quelques astuces pour en tirer profit.

Qu'est-ce qu'un SIRH ?

Définition d'un outil SIRH

Un logiciel SIRH est un acronyme pour parler d'un Système d'Information des Ressources Humaines. En somme, c'est une solution de gestion pour automatiser des processus administratifs liés aux besoins de l'entreprise. Cet outil répond à de nombreux enjeux RH et aux diverses opérations liées à leurs missions.

Utilisation

Un système d'information tel que celui-ci est un gain de temps énorme pour les services RH puisqu'il regroupe des fonctionnalités très multiples comme :

• la gestion administrative
• la gestion de la paie
• la gestion du personnel
• la gestion des compétences

Et bien d'autres usages qui permettent de faciliter le quotidien des équipes.

SIRH ou ERM, quelles différences ?

Un outil SIRH est à différencier d'un ERM (Employee Relationship Management) qui est un portail RH utilisé généralement pour faire remonter les retours et demandes des collaborateurs à la direction des ressources humaines. L'ERM est une méthode qui se concentre sur les ressources humaines internes. Elle privilégie la digitalisation des processus RH, l'accès par tous à l'information des ressources humaines et la remontée d'information par les salariés.

Les fonctionnalités d'un SIRH

La plupart des SIRH sont aujourd'hui modulables selon les besoins de l'entreprise dans sa gestion des ressources humaines. Toutefois, les fonctionnalités restent similaires puisqu'elles répondent toutes à des problématiques liées au service RH. Voici quelques grands axes qu'il est possible de moduler sur son SIRH.

Automatiser la gestion de la paie

Comme tous les logiciels de paie, un SIRH permet d'automatiser la production des bulletins de paie et le versement des salaires tous les mois.

Grâce aux paramétrages de gestion des congés, des variables, des absences etc, les informations nécessaires à l'élaboration de la fiche de paie sont mises à jour en temps réel. Les congés et les absences des collaborateurs sont alors décomptés automatiquement de leur rémunération. Ensuite, les fiches de paie sont mises à disposition des salariés sur la plateforme par le responsable paie.

Ce gestionnaire de paie est un premier pas dans l'automatisation des tâches administratives qui permettent au service des ressources humaines d'optimiser leur gestion du temps.

Coordonner la gestion des talents et la gestion prévisionnelle des emplois

La mise en place d'un logiciel de gestion permet de piloter la stratégie d'entreprise en formation et surtout son expérience collaborateur. La personne responsable de la formation peut alors proposer aux salariés un plan de formation adapté pour garantir leur évolution professionnelle. Pour faciliter la gestion de la formation, l'entreprise peut centraliser l'offre des ressources pédagogiques sur un même logiciel.

Grâce aux statistiques de suivi des formations, le responsable des ressources humaines a une vision globale du développement des compétences de chacun de ses collaborateurs, complémentaire aux entretiens annuels obligatoires.

La gestion des carrières des employés est un enjeu de taille pour la performance de l'entreprise à long terme. D'ailleurs, la gestion prévisionnelle de l'emploi et des compétences est capitale pour déterminer les perspectives d'évolution de l'entreprise.

Faciliter les recrutements

Un des atout des logiciels SIRH est de pouvoir suivre facilement les processus de recrutement de toute l'entreprise. De l'élaboration de la fiche de poste avec un manager à l'onboarding du collaborateur, ces étapes font partie intégrante du quotidien des DRH. Pour ce faire, la direction des ressources humaines doit être en mesure de pouvoir anticiper facilement les besoins de recrutement futurs de l'entreprise.

Toutefois, avec une masse salariale en forte expansion, beaucoup d'entreprises font toujours appel à des consultants spécialisés en ressources humaines ou à des cabinets de recrutement pour le sourcing de talents.

Prendre soin de ses collaborateurs

Faire attention à ses collaborateurs pour valoriser sa marque employeur, garantir une expérience de qualité et augmenter significativement la productivité des équipes : voilà une belle promesse.

Développer la communication interne est la première étape de ce long processus. Choisir des partenaires pour proposer des avantages sociaux est aussi un élément important. Enfin, entretenir une stratégie RSE transparente peut servir la vision que les salariés ont de l'entreprise.

Toutes ces étapes garantissent un parcours collaborateur positif et jouent sur l'investissement et le taux d'absentéisme des équipes.

Les avantages d'un SIRH

Les outils de gestion RH ont pour objectif principal de réduire la durée du travail des métiers des ressources humaines pour leur permettre de gérer leur temps de travail efficacement. Grâce à cette manière de travailler, la gestion administrative du personnel n'est plus une source d'angoisse et la stratégie RH de l'entreprise peut prendre vie pour permettre aux collaborateurs de s'épanouir dans leur environnement de travail.

Accompagner la conduite du changement

Le management des ressources humaines fait partie des avantages des solutions SIRH. Cette transformation digitale du suivi administratif est utile au responsable RH mais sert aussi les managers et dirigeants. En effet, l'accès au portail RH leur est fourni pour profiter de l'aspect collaboratif de l'outil et permettre à chacun de devenir plus autonome.

Les logiciels SIRH accompagnent aussi la rationalisation des coûts liés à la gestion des ressources. Grâce aux tableaux de bord personnalisables, la direction générale peut cibler les fonctionnalités à forte valeur ajoutée et celles qui n'aident pas à développer les ressources humaines.

En fait, toutes ces fonctionnalités collaboratives ont pour but d'accompagner l'entreprise dans son déploiement et de conduire un changement durable et efficace pour les équipes.

Les 4 piliers d'un logiciel RH

Mettre en place un outil de gestion peut en quelque sorte aider à remplacer l'absence d'un assistant RH. Bien sûr, cette aide ne se fera pas sur la partie stratégique du développement des ressources humaines (comme la définition de la politique de rémunération ou des enjeux de santé et sécurité). Néanmoins, concentrer ses efforts sur l'organisation de l'emploi du temps de ces acteurs peut transformer entièrement leur manière de travailler pour qu'ils se concentrent sur des sujets tels que : l'élection des représentants du personnel, la prévention des risques psychosociaux, ou encore la veille sur le droit social des salariés.

Voici donc 4 grands bénéfices que peuvent apporter une solution de gestion pour répondre aux enjeux de la fonction RH :

• gérer l'humain dans son développement professionnel : en améliorant la qualité de vie au travail, les managers font bénéficier aux salariés d'un environnement plus performant, et les collaborateurs disposent ainsi des outils efficaces pour appréhender la politique RH de leur entreprise.
• gagner du temps : les modules contribuent à une meilleure organisation du travail de la fonction RH, ce qui offre un gain de temps énorme aux équipes et un meilleur suivi sur la performance RH
• optimiser son investissement : ce type d'outils de gestion garantissent un ROI optimal sur la performance des équipes et les retours opérationnels
• améliorer sa productivité : c'est toute la productivité de l'entreprise qui est boostée, grâce notamment à une organisation plus cadrée, une dématérialisation des processus et un focus sur les futures compétences nécessaires aux collaborateurs.

Comment moduler son SIRH ?

Pour tirer pleinement profit des solutions RH, les plateformes offrent désormais la possibilité de personnaliser les interfaces en créant des tableaux de bord pour la gestion des ressources. Mais pour que le processus de gestion soit optimal, il faut que le responsable RH sache exactement comment mettre en avant les données dont il a besoin.

Mettre en place son projet RH

Pour réussir un déploiement d'outil RH et fidéliser les équipes au nouveau fonctionnement, voici ce qu'il faut anticiper :

• définir les besoins des métiers RH : selon les priorités à venir et le nombre de personnes dans l'équipe RH, les besoins ne seront pas les mêmes et les SIRH ne seront peut-être pas tous adaptés
• établir un cahier des charges : idéal pour délimiter le périmètre du projet, le cahier des charges va permettre à chacun de comprendre le logiciel et dans quelle mesure l'utiliser efficacement
• créer un budget prévisionnel alloué au fonctionnement du nouveau processus : anticiper les coûts liés au déploiement et au bon fonctionnement des logiciels va fluidifier la mise en place du produit grâce à une négociation de budget anticipée
• estimer le niveau de services attendus : pour déterminer les fonctionnalités essentielles et choisir d'être accompagné dans la prise en main de l'outil
• réussir sa conduite du changement : en démocratisant l'utilisation du logiciel et en formant les contributeurs sur les nouveaux processus interne

Travailler l'organisation de son espace de travail

Souvent, les SIRH sont gérés par la direction des ressources humaines qui supervise tous les sujets RH. Avec une vision globale sur tous les enjeux de l'entreprise, la direction peut diriger clairement ses équipes sur les projets prioritaires. En mettant en place des process clairs et en utilisant un espace de travail cadré, la gestion des projets devient plus simple. Du lancement du projet jusqu'à la communication à l'ensemble des collaborateurs, le suivi sur un SIRH permet de faire gagner du temps à tous, même aux managers qui n'ont plus besoin de solliciter les équipes RH sur des questions dites basiques comme la gestion des congés.

C'est pour cette raison que l'organisation du SIRH doit être pensée au mieux. Le DRH doit réfléchir au fonctionnement de ses équipes et étudier la disposition qui lui paraît la plus en accord avec les besoins de l'entreprise. Cette organisation se fait généralement en deux modules complémentaires :

Le premier regroupe les activités liées à la gestion RH administrative comme la validation des notes de frais, la consultation des bulletins de paie et des contrats de travail, l'organisation du planning, la gestion des congés etc. C'est celui qui sera le plus lié au côté opérationnel avec toutes les déclarations sociales chronophages.

Le second se réfère davantage à la montée en compétences du collaborateur et à la transformation numérique de la formation. Elle simplifie la gestion de projet de digital learning et permet aux salariés d'envisager une mobilité interne pour capitaliser sur leur expérience professionnelle. Ce second module est davantage lié à la stratégie de développement de l'entreprise et à la fidélisation des employés. En développant ce module, le responsable des ressources humaines propose une utilisation du SIRH qui sort du cadre des obligations légales et va plus loin dans l'optimisation de l'outil.

Ainsi, les logiciels RH offrent une centralisation des opérations et des processus des ressources humaines et facilitent le travail des équipes. La mise en place d'un SIRH optimal dans l'organisation interne de l'entreprise est utile pour toutes les spécialisations de métiers puisqu'elle permet à chacun de rester informé et de suivre la gestion sociale. Préparez le futur en entreprise en développant votre productivité !

Et si vous relanciez le trombinoscope dans votre entreprise ? On vous dit tout sur cet outil RH trop délaissé !