Comment optimiser son budget de formation ?

Comme chaque année, les entreprises se préparent et organisent leur budget de formation pour l'année suivante. Parfois source de stress et de surchauffe des méninges : le budget de formation est un sujet qui revient sans cesse sur la table. Que vous soyez RH, responsable de formation ou juste curieux : on vous a concocté 3 astuces pour optimiser un budget de formation afin qu'il soit impactant pour votre entreprise. Prêts à éviter la crise de nerfs ?

Pourquoi définir un budget ?

Les entreprises doivent prévoir des financements pour la formation de leur collaborateurs. D'autant plus que ces derniers dépendent surtout de l'effectif de l'entreprise. Il s'agit dans un premier temps d'être réaliste et de comprendre les enjeux formation de l'entreprise pour l'année. Ils vont évidement différer selon le contexte économique, la croissance de votre société ou d'autres enjeux propres à votre secteur, votre culture d'entreprise et le style de management. En effet, certaines entreprises vont miser sur l'inter-entreprise dans le cadre de formation présentielles par exemple. Alors que pour d'autres, cela ne sera pas possible du tout.

Au delà d'un aspect législatif et règlementaire, il ne faut pas négliger l'importance du choix des outils pour l'année à venir. Source de motivation, de lien de confiance envers l'entreprise, la formation peut s'avérée être un vrai levier souvent sous-exploité par les entreprises. Aller au-delà des obligations légales afin de construire une culture apprenante positive et bénéfique pour l'entreprise : un enjeu à saisir pour l'année 2021 sur lesquelles de nombreuses sociétés sont très actives.

Voici donc 3 astuces qui nous paraissent légitimes pour optimiser son budget de formation et réfléchir à ses dépenses liées, dès la fin d'année. C'est parti !

3 astuces indispensables pour son budget formation

1. Bien définir les besoins  👀

Cela peut paraître évident, et pourtant. Savez-vous véritablement quels sont les besoins de formation de vos collaborateurs ? Par pôle métier ? Faut-il se limiter aux compétences en lien avec la carrière et le poste actuel ? Bien définir les besoins est primordial : cela va éviter les solutions de formation non nécessaires et superflues dans votre budget. Vous pouvez réfléchir à mutualiser des besoins tout en étant évidement réaliste sur les spécificités de chacun. De plus, les entretiens annuels peuvent s'avérer intéressants afin de faire une cartographie des besoins des apprenants. Au travers de vos référenciels métiers, de listes de compétences, et de veille active sur les évolutions légales et sur les tendances de compétences : vous serez en mesure d'organiser les priorités sur les besoins définis pour la formation.

N'hésitez pas à faire participer votre cible : sondages internes, nuages de mots, interrogation globale sur les compétences clés pour 2021. Ce sont eux les principaux concernés : leur voix doit donc être entendue. La communication avec vos équipe : le point clé à retenir dans l'optimisation de vos budgets de formation.

2. Comprendre les tendances, et les formats adaptés 💪🏻

Dans cette logique d'écoute des collaborateurs, il vous faut comprendre les tendances et les formats les plus adaptés. Présentiel ? E-learning ? Self-Learning ? Blended ? Formation courte ? Plus approfondie ? Sous forme de cartographie, et de récupération des potentiels besoins : l'idée est de mieux comprendre les formats appropriés à votre cible. Par exemple, nous avons constaté que nous nous formons tous de plus en plus par nous même grâce au numérique.

La solution Edflex est née de ce constat et nous avons pour objectif d'encourager ce type de formation. Et cela, au travers de contenus pédagogiques de qualité souvent courts et précis comme des podcasts ou des vidéos. Ces contenus vont parler à une certaine typologie de cible, comme les managers pressés, les jeunes cadres, les salariés recherchant de l'information pour monter en compétences rapidement sur un sujet clé. Mais si votre cible est plus âgée et voulant apprendre l'anglais professionnel : des formats courts et synthétiques ne seront évidement pas adaptés ! Cela peut paraître une évidence, mais il est parfois nécessaire de poser noir sur blanc les typologies de cibles présentes dans son entreprises, et de comprendre les évolutions du marché de la formation en ligne et les tendances, afin de comprendre les formats qui lui conviendrait le plus.

N'oubliez pas : le but est bien de développer les talents de votre entreprise ! Pour cela, une seule solution, les comprendre et répondre à leurs attentes.

3. Miser sur l'existant 💡

Et oui. On ne va pas se le cacher, un moyen efficace d'optimiser son budget va être de capitaliser sur ce qui se fait déjà de mieux. Cela veut dire, ne pas foncer tête baissée sur une solution qui vous paraît géniale mais plutôt faire le bilan en interne sur ce qui marche et marche le moins. Si vous avez différentes solutions de formation, n'hésitez pas à faire un audit interne !

Mais miser sur l'existant va plus loin. Nous sommes contre le fait de partir sur la création sur mesure de contenus de formation dès qu'un besoin se fait ressentir. Ce besoin est-il précis ? N'y a t-il déjà pas des contenus existants qui permettraient aux collaborateurs de monter en compétences sur ce sujet ? L'essence de Edflex réside dans la curation de contenu, c'est à dire utiliser des ressources pédagogiques existantes et en open source pour accélérer la formation des salariés. Oui : créer du sur-mesure est important dès lors qu'un besoin très précis est défini. Mais dans beaucoup de cas, l'optimisation du budget pourrait passer par l'utilisation de contenus pédagogiques déjà existants.

On peut aussi envisager de "miser sur l'existant" également en interne. La solicitation de formateurs en interne : une idée qui peut être si pertinente et motivante pour les collaborateurs qu'elle mérite d'être creusée. Former des personnes clés pour diffuser les savoirs, miser sur le partage en favorisant des outils collaboratifs... des astuces pas forcement récentes mais qui fonctionnent toujours très bien et qui sont encore peu utilisées.

La formation en entreprise représente un coût certain, et il faut donc penser sur le long terme. Des feedbacks réguliers, des ajustements sont évidement possible tout au long de l'année ! Ceux-ci permettront à votre structure de s'améliorer sur la pertinence et performance de votre offre de formation. Alors ? Prêts à attaquer enfin une nouvelle année du bon pied ?