Maîtriser la veille informationnelle : Outils et méthodes

Avec une croissance de près de 40% entre 2021 et 2025, le volume de données générées dans le monde devrait dépasser 185 zettaoctets. (Statista, Le Big Bang du Big Data, 2021). Pour le dire autrement, nous naviguons dans un océan d'informations qui ne cesse de prendre de l’ampleur. Pour réussir à identifier les tendances, réaliser une surveillance de la concurrence ou optimiser la prise de décision, il est donc indispensable de mettre en place une stratégie de veille informationnelle. 

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Le processus de veille permet de filtrer les informations, les classer et les exploiter. Vous pouvez ainsi mieux comprendre le marché, mais aussi obtenir un sérieux avantage concurrentiel. Dans cet article, nous allons étudier les enjeux de la veille stratégique, mais aussi les méthodes et les outils pour réussir à en tirer pleinement profit.

Définition et enjeux de la veille informationnelle

La veille informationnelle désigne un processus rationalisé d’identification, de collecte, d’analyse et de distribution des informations pertinentes. Son objectif est de prévoir les tendances et les changements afin de faciliter la prise de décision. C’est donc un point essentiel pour ne pas être dépassé par la concurrence. 

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Les enjeux de la veille sont nombreux : 

• Anticiper les tendances : En analysant les signaux faibles et la naissance des tendances, vous pouvez rester en avance sur la concurrence et mieux répondre aux attentes des consommateurs.
• Minimiser le risque : Identifier les menaces et les opportunités à l’avance permet d’éviter les mauvaises surprises et ouvre la possibilité à une réaction rapide.
• Informer la stratégie : Collecter et fournir des informations qualitatives est un élément indispensable pour assurer la planification stratégique et l’innovation.
• Soutenir la compétitivité : L’ensemble des atouts de la veille informationnelle favorise une compétitivité accrue.

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En formation d’entreprise, la veille informationnelle permet également de réduire la création de contenus de formation en optimisant la recherche de contenus déjà existants. 

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Les stratégies pour une veille informationnelle efficace

Une veille réussie nécessite la mise en place d’une stratégie adaptée. Plus qu’une simple collecte d’informations, la veille implique une série d’actions planifiées. Elles vous garantissent l’accès à des données fiables et exploitables. 

Définissez clairement vos objectifs

Pour assurer une veille efficace, vous devez avant tout définir vos objectifs. En d’autres termes, il est indispensable d’identifier ce que vous souhaitez accomplir avec cette vieille, le type d’informations dont vous avez besoin et la manière dont vous allez les utiliser.

Sélectionnez les bonnes sources

Les sources d’informations doivent être qualitatives. La sélection des canaux, plateformes et publications est par conséquent une étape importante de votre stratégie de veille. Faites une liste de sources fiables et vérifiez régulièrement leur pertinence afin de préserver la qualité de la collecte.

Automatisez le processus de collecte

Lors de la recherche d’informations, il devient rapidement évident que le volume de données à traiter est écrasant. Utiliser des outils d’automatisation est donc une bonne idée dans le cadre de votre activité de veille. Ces derniers peuvent filtrer et organiser les informations du web. Vous pouvez aussi programmer certains logiciels pour qu’ils surveillent en permanence un mot-clé spécifique ou des mentions incontournables afin de gagner du temps. 

Quels sont les outils de veille indispensables ? 

Organiser sa veille demande d’utiliser de nombreux outils technologiques. Ces derniers sont parfaits pour automatiser les tâches à faible valeur ajoutée et maximiser la performance de votre stratégie.

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Vous pouvez notamment mettre à profit des outils de veille réputés tels que : 

• Alertes Google : Grâce à l’outil Google Alerts, il est possible de surveiller le web en fonction de certains critères et recevoir des notifications en temps réel dès que certains contenus sont publiés sur internet. Cette approche est idéale pour le suivi de votre e-réputation et la veille concurrentielle.
• Flux RSS : Un fil RSS est une méthode très utile si vous désirez suivre de nombreuses sources d’informations en simultané. Ceci permet de trouver rapidement les informations essentielles en réduisant le bruit inhérent aux réseaux sociaux ou aux moteurs de recherche. 
• Plateformes dédiées : Certains logiciels tels que Mention ou Talkwalker offrent des fonctionnalités avancées et un tableau de bord ergonomique pour surveiller le Web et les réseaux sociaux. Ils sont adaptés si vous désirez obtenir des analyses approfondies. 
• Réseaux sociaux : Pour détecter les tendances émergentes, le suivi des médias sociaux est incontournable. En utilisant des outils comme Hootsuite ou Buffer, votre entreprise a la possibilité de suivre facilement les conversations et les tendances.
• Outils de curation : Si vous désirez organiser, stocker et partager les informations collectées, des applications comme Pocket ou Curata peuvent répondre à votre besoin. Via un dossier de veille, ils vous permettent de partager rapidement les sources pertinentes.

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Quels sont les critères de sélection d’un bon contenu ? 

Au moment de mettre en place une veille informationnelle, une des questions les plus courantes concerne la méthode de sélection d’un bon contenu. Afin d’identifier les meilleures informations sur le Web, vous pouvez prendre en compte quatre critères.

La pertinence

En premier lieu, un contenu doit être pertinent. Qu’est-ce que cela signifie ? Qu’il doit être évalué en fonction des objectifs de votre veille informationnelle. Ce dernier doit donc répondre aux questions que vous vous posez et vous permettre d’atteindre pleinement vos objectifs.

La fiabilité

Bien entendu, toute information collectée doit provenir d’une source reconnue pour sa fiabilité et son intégrité. L’expertise et l’objectivité des différentes sources utilisées doivent donc être auditées de manière régulière.

L’actualité 

Les tendances et le marché évoluent très rapidement. Dans tous les types de veilles, la fraîcheur des informations est un critère fondamental. Pour optimiser la prise de décision, basez vos analyses uniquement sur des données récentes.

La valeur ajoutée 

Ne cumulez pas des informations inutilement. Tout contenu redondant ou superficiel doit être supprimé de votre base de données pour laisser la place à des insights uniques, des analyses approfondies ou des tendances majeures et innovantes.

Comment organiser et stocker les informations collectées ? 

Pour réaliser une veille collaborative ou tout simplement retrouver rapidement les informations essentielles, nous vous recommandons de porter une attention particulière au classement et au stockage de l’information.

Classez par thématiques

Afin de faciliter la consultation et l’exploitation des données collectées, organisez-les par catégories ou thématiques. Tous les éléments permettant de retrouver facilement ce que vous cherchez sont pertinents : les tags, les dossiers ou les libellés doivent être mis à profit. En outre, il est aussi envisageable de classer les informations selon différents critères tels que le sujet, le secteur d’activité, la source d’information ou le niveau d’urgence.

Utilisez des outils de bookmarking

Evernote, Notion ou Microsoft OneNote sont des outils qui peuvent être utilisés pour mener une veille. Dans le travail d’un collaboratif, ils servent à sauvegarder les données, mais aussi annoter et organiser les informations collectées précédemment. En créant des listes, des dossiers ou des notes spécifiques, vous structurez les données et facilitez leur exploitation. 

Mettez en place un système d’archivage 

Pour aller plus loin, mettez à profit des solutions cloud pour fournir un accès flexible et sécurisé à l’information. De cette manière, les collaborateurs et les décideurs pourront à tout instant accéder aux données de veille. Il est bien entendu indispensable de mettre en place des protocoles de sauvegarde et contrôler les accès de chaque utilisateur. 

Comment et où partager l’information ? 

La veille des médias et du web permet de surveiller les informations et de les organiser. L’étape suivante consiste à faciliter le partage des données pour exploiter pleinement leur potentiel. En effet, si vous partagez les informations récoltées lors du processus de veille, vous allez stimuler la collaboration et l’innovation, mais aussi renforcer l'alignement et la cohésion des équipes.

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Vous pouvez diffuser l’information de quatre manières différentes : 

• Blogs et sites internet : Créez des articles informatifs en présentant les informations de manière concise et engageante sur votre site web ou un blog d’entreprise. 
• Réseaux sociaux : Partager les insights les plus pertinents sur des plateformes comme Twitter ou LinkedIn via des formats conçus pour favoriser l’engagement des audiences.
• Newsletters : L’emailing reste un moyen très efficace pour partager des informations et des analyses avec un public interne ou externe. N’oubliez pas de personnaliser le contenu et de cibler avec précision des audiences spécifiques pour maximiser l'impact de votre communication. 
• Webinaires : Pour engager des conversations enrichissantes avec vos équipes ou un public externe, vous pouvez mettre en place des conférences et webinaires. C’est le moment idéal pour présenter en détail des analyses approfondies réalisées suite à votre veille technologique ou sectorielle.

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Le partage d’informations au sein de votre organisation, la collaboration et l’échange d’idées sont stratégiques, car ils favorisent l’innovation et la cohésion des équipes. En partageant le fruit de votre travail de veille avec vos clients et prospects, l’objectif sera plutôt de démontrer votre expertise sur votre secteur d’activité.

N’oubliez pas d’évaluer en permanence votre stratégie de veille 

Faire de la veille est indispensable pour maintenir votre compétitivité et l’innovation au sein de votre organisation. Centraliser, surveiller et analyser les données font partie du travail de veille et nécessitent des ressources et une stratégie adaptée. Mais, les actions de veille ne s'arrêtent pas là, car vous devez en permanence évaluer et affiner vos méthodes de veille afin d’en garantir l’efficacité. 

Avec une bonne plateforme de veille, des outils d’alertes adaptés et une méthode éprouvée, la veille vous permet d’initier un processus d’évolution constant dans l’entreprise. Vous pourrez à tout moment rester au plus près des tendances, mieux répondre aux attentes des consommateurs et accroître votre réputation en ligne. C’est aussi un outil très efficace pour rester à jour dans la formation et l’actualisation des compétences de vos salariés.

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