Faut-il une plateforme LMS pour réussir son plan de formation ?

Les plateformes LMS sont des outils de formation faciles à utiliser, très avantageux et souvent centralisés dans la réalisation d'un plan de formation. Toutefois, toutes les entreprises n'en sont pas équipées et ne sont pas aussi avancées dans leur transformation digitale. Cela veut-il dire que leurs modules de formation ne seront pas efficace ? (Spoiler alert : non). Examinons dans cet article les dispositifs de formation envisageables sans plateformes de formation et à l'inverse les avantages qu'il est possible d'exploiter sur ce type de plateforme pour concevoir un dispositif efficace.

Réussir son plan de formation sans LMS

Les LMS open source mettent à disposition des systèmes de gestion de l'apprentissage. Autrement dit, ces plateformes e-learning représentent une valeur ajoutée dans la structuration d'un programme de formation. En aucun cas elles n'influent sur le contenu de la formation à proprement parler : les contenus pédagogiques sont mis à disposition et leur accès est optimisé sur les portails. Ces plateformes ne rendent donc à première vue pas une offre de formation meilleure qu'une autre.

Qu'est-ce qu'un plan de formation réussi ?

Pour fixer son objectif de réussite, il faut savoir le définir. Choisir quels sont, pour vous, les critères d'un plan de formation réussi. Considérons qu'un plan de formation réussi est un parcours de formation qui propose une expérience d'apprentissage à la hauteur des attentes des apprenants.

Pour réussir son plan de formation, il faut donc, en premier lieu, déterminer concrètement les besoins de formation de vos collaborateurs. Ces besoins se situent-ils sur des sujets techniques ou sur des compétences douces ? Le manque dans l'offre se fait-il ressentir sur les formations virtuelles ou en présentiel ? Ne pensez pas qu'en fonction du réglementaire et de l'obligation : pensez apprenant.

Pour ce faire, une auto-évaluation de vos dispositifs de formation actuels est indispensable. Questionnez les méthodes d'apprentissage que vous proposez à vos salariés et identifiez les faiblesses de vos solutions pédagogiques. En fonction des besoins déterminés, vous allez pouvoir définir des parcours pédagogiques qui y répondront. Il faut toujours garder en tête vos objectifs pédagogiques : ces modules de formations sont créés pour accompagner le développement des compétences et guider l'apprenant tout au long de son parcours.

Il faut donc motiver vos collaborateurs à suivre une formation ! Le e-learning (s'il est correctement pensé) est l'outil de formation idéal puisqu'il est accessible très simplement et dès que le besoin (ou l'envie) de se former se fait ressentir. La participation des apprenants révèle finalement assez bien l'efficacité des formations proposées. Si elles ont été pensées pour répondre à leurs besoins, ils auront moins de mal à suivre ces expériences d'apprentissage. Évidement, il faut montrer à l'apprenant comment intégrer ces formations dans son quotidien professionnel ou allouer des plages horaires de formation pour améliorer son parcours d'apprentissage. Le manque de temps étant un des facteurs les plus bloquants à la formation.

Enfin, pour aller au bout de ce projet de formation, c'est la gestion des talents qui accompagne votre formation digitale qui va faire la différence sur sa réussite. Si vous suivez régulièrement leurs résultats et que vous faites en sorte de concevoir des modules adaptés, le processus d'apprentissage sera forcément une réussite ! Mettez en place des suivis réguliers, que ce soit via des sondages ou grâce à des entretiens en face-à-face. Notez que les retours sont plus exploitables dans des sondages anonymes où les apprenants ne craignent pas les retombées négatives de leurs retours d'expérience.

Comment mettre en place des actions de formation sans LMS ?

Il est tout à fait possible de mettre en place des modalités pédagogiques sans utiliser de plateforme d'apprentissage. Si un accompagnement est tout de même nécessaire, l'entreprise peut faire appel à des organismes de formation pour développer des activités pédagogiques ou des concepteurs pédagogiques pour créer des contenus de formation adaptés aux collaborateurs.

Jusqu'ici les formations en salle restent toujours les plus répandues pour aider les apprenants à acquérir de nouvelles compétences mais les formats pédagogiques se sont développés et les nouveaux formats ont explosé avec la crise du covid-19. Par exemple, le digital learning s'inscrit désormais entièrement dans les mœurs et a une place à part entière dans la formation professionnelle. Les formateurs ont pris conscience de l'importance du travail collaboratif dans la progression des apprenants. Le "phygital" est très efficace sur cet aspect, c'est pourquoi le blended learning semble la solution la plus pérenne dans les plans de formation actuels. Ce mix entre formation en ligne et formation présentielle offre une complémentarité dans les modalités pédagogiques ressentie aussi bien côté apprenants que côté entreprise. Toutefois pour être optimale la formation présentielle doit être animée par un formateur compétent et en phase avec la réalité du terrain des apprenants.

Que l'employeur propose des formations en ligne ou dans des salles de classe, l'accompagnement des apprenants dans leur montée en compétences doit rester l'objectif premier de ces sessions. L'équipe des ressources humaines de l'entreprise doit s'investir dans le projet pour promouvoir les diverses formes d'apprentissage mises à disposition des salariés. La communication en interne faite par ces équipes est essentielle pour motiver les salariés et, sans plateforme d'apprentissage où la communication peut avoir lieu, les réseaux sociaux internes sont une bonne alternative. Sans communication : pas de participation et pas d'impact !

En effet, plus de 4 salariés sur 10 n'ont pas connaissance de l'offre de formation proposée par l'entreprise (selon le Sondage 2021 - formation : les nouveaux besoins des salariés, une étude menée sur 1021 salariés d'entreprises de plus de 500 collaborateurs)

Les intranets, séquences de mailings, affichages internes sont aussi des possibilités à inclure dans son plan de communication sur son offre de formation. Sans communication, les apprenants ne sont pas sollicités et les taux de connexion et/ou de participation chutent, indépendamment de l'utilisation d'un LMS.

Les avantages d'une plateforme LMS

Les nouvelles plateformes LMS proposent des fonctionnalités qui permettent aux équipes formation de :

• gagner du temps sur leurs tâches quotidiennes
• faciliter l'accès à du contenu pédagogique
• être accompagné dans la conception pédagogique logique de formations mixtes
• améliorer la gestion des utilisateurs
• suivre leur progression simplement
• développer une puissante stratégie de communication digitale pour engager sa communauté...

Si la plateforme parfaite n'existe pas, elle doit au moins proposer l'accès à des supports de formation adaptés et une expérience utilisateur qualitative pour apporter une vraie valeur ajoutée au projet. Pour les apprenants, c'est aussi l'occasion de trouver leur propre rythme pour se former.

Une formation digitale plus efficace

La gestion de la formation est une mission qui peut vite devenir compliquée, d'autant plus dans les grandes entreprises où le nombre d'apprenants se multiplie rapidement. La mise en place de solutions digitales facilite l'organisation des emplois du temps et le suivi des collaborateurs. Toutefois, un dispositif hybride comme un LMS rend l'apprentissage en ligne encore plus simple. Les outils auteurs permettent même de créer des cours en ligne. Certaines entreprises les utilisent pour digitaliser leurs formations en salle avec l'aide de consultants, d'autres préfèrent faire appel à des ingénieurs pédagogiques pour repenser entièrement leur programme de formation.

Il devient également possible d'alimenter une plateforme e-learning grâce à des contenus de formation pour les héberger et les mettre à jour en temps réel. Pour qu'elle soit consultée, il faut envoyer à l'apprenant la nouvelle sélection et l'inciter à s'y intéresser. C'est une forme d'apprentissage beaucoup plus libre qui favorise l'individualisation de la formation. De nombreuses entreprises choisissent de proposer des quiz en fin de parcours pour ajouter une dimension de gamification et proposer des certifications aux salariés.

Il existe plusieurs types de ressources pédagogiques qui peuvent être utilisées pour former les apprenants en ligne. Chez Edflex, nous utilisons la curation de contenus personnalisés avec :

• les MOOC (massive open online courses) qui sont les formats les plus complets permettant aux apprenants de se former en profondeur sur une thématique
• les articles qui sont une valeur sûre et qui peuvent être choisis longs et complets ou courts et précis
• les vidéos qui sont un format ultra tendance en 2021 car beaucoup plus passif mais tout aussi instructif
• les podcasts qui sont également en voie d'expansion, à écouter en travaillant ou sur son trajet jusqu'au bureau !

Les mises à jour régulières de la plateforme garantissent aux apprenants la meilleure expérience pour se former en ligne. Les chefs de projet peuvent aussi accompagner à distance leurs collaborateurs beaucoup plus simplement grâce à l'accessibilité des statistiques et à la digitalisation des évaluations de performance. Ils disposent de tous les retours nécessaires pour proposer un projet de formation adapté à chacun et comprendre les besoins et utilisations. L'utilisation du content management comme stratégie de personnalisation de la formation e learning active l'ancrage mémoriel des apprenants. Les plateformes de formation facilitent tout ce travail de personnalisation grâce à la mise en place des recommandations aux apprenants. Des suggestions apparaissent sur leur profil en fonction des ressources consultées récemment : thématiques, formats, durée, toutes ces analyses peuvent être retrouvées par le chef de projet pour utiliser la plateforme de manière optimale.

Un suivi des apprenants simplifié

La mise en place d'une formation à distance nécessite un système de gestion adaptée : envoyer les invitations de connexion, suivre le nombre d'utilisateurs actifs, vérifier les taux de complétion sur chaque module, encourager le partage... Les missions d'un chef de projet formation sont très variées et la communication interne entre tous les membres de l'équipe de formation doit être carrée pour être efficace. L'usage de la plateforme LMS peut simplifier ces processus internes.

Il est donc essentiel pour eux d'appréhender toutes les fonctionnalités de la plateforme de learning management systems pour l'utiliser au mieux. L'outil va simplifier la gestion de projet grâce à un tableau de bord organisé pour suivre chaque utilisateur dans sa montée en compétences. La prise en main des nouvelles fonctionnalités est souvent prévue dans l'accompagnement de déploiement de la plateforme.

D'ailleurs la plateforme de formation est souvent reliée à une application mobile accessible avec une connexion internet ou à une version responsive du site internet sur mobile. La communauté d'apprenants peut s'y connecter pour se former et faire remonter ses besoins de formation avec beaucoup plus d'interactivité. Ces retours sont très précieux pour les concepteurs pédagogiques et les product managers qui œuvrent au quotidien pour améliorer l'expérience apprenante des collaborateurs. Ils permettent de mettre en lumière des problématiques ou des besoins apprenants. L'objectif est ensuite de répondre à ces problèmes pour que les collaborateurs puissent acquérir de nouvelles connaissances de manière rapide et efficace et ainsi compléter leurs besoins en formation.

En conclusion, disposer d'une plateforme LMS semble être un atout non négligeable dans l'efficacité de la gestion de projet de formation en entreprise. Toutes les personnes impliquées dans le déploiement d'une offre de formation peuvent ainsi retrouver rapidement les informations sur l'avancée du projet, et ce, aussi bien au global que de manière détaillée pour chaque apprenant. Lors d'un apprentissage mixte, la mise en place d'une nouvelle plateforme permet par exemple de réunir tous les projets de formation à un seul et même endroit. Néanmoins, la meilleure solution pour réussir un plan de formation est celle qui correspond à votre entreprise. Si votre objectif est de devenir une organisation apprenante, alors opter pour un LMS peut être judicieux. Mais même si les plateformes LMS sont utiles pour gérer un projet de formation de A à Z, elles n'influent pas sur la qualité de l'offre. Seuls les contenus proposés pour former les apprenants garantiront la validation des acquis. Enfin, des outils digitaux SAAS comme Edflex peuvent renforcer l'offre disponible sur ces LMS, mais aussi exister sans. À vous de choisir en fonction de vos besoins et de vos ressources !